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Descubre todo lo que te puede aportar una agencia organizadora de eventos y qué debes tener en cuenta a la hora de contratarla.
Una agencia de organización de eventos se encarga principalmente del diseño, la planificación, la coordinación, así como la producción y ejecución de un evento. Suele estar formada por diferentes departamentos: Comunicación, diseño, creatividad, producción, contenidos, logística, etc., para poder cubrir todos los aspectos importantes de un evento.
Una buena agencia te proporcionará una serie de recursos y servicios, así como personal altamente experimentado que te va a garantizar el correcto desarrollo del evento ya sea grande o pequeño. En resumen, ¡trasladará tu mensaje a una experiencia!
Además, cuenta con una cartera de proveedores de confianza para llevar a cabo toda la gestión global del evento.
¿Cómo funciona una agencia de organización de eventos?
Las agencias no siempre se dedican exclusivamente a esta actividad profesional. En ocasiones, las agencias de comunicación, de marketing, de publicidad, agencias creativas, DMC, Agencias de viajes, OPC etc., ofrecen estos servicios a clientes habituales como forma de complementar los servicios que ya les ofrecen inicialmente.
Hay tantos tipos de agencias que a veces los límites y responsabilidades de quién hace qué no siempre son muy claros. Esto quiere decir que a veces la organización de eventos no es su target, pero sí un añadido que pueden ofrecer.
Observa cuales son sus especialidades y qué tareas concretas tienen como expertise: como, por ejemplo, la logística, emisión de billetes, gestión de transfer, gestión de viajes, reservas de hoteles, búsqueda de actividades, reservas de venues, inscripciones, gestión de speakers...
Sin embargo, como en cualquier otro sector, también existen agencias de organización de eventos que están especializadas únicamente en ello y cuentan con profesionales expertos en cada disciplina, proveedores y mucha experiencia, lo que las diferencia en gran medida de las demás.
Además, las agencias de organización de eventos también suelen especializarse en nichos de mercado concretos. Algunas se dedican en exclusiva a eventos corporativos, otras a eventos de moda, otras a conciertos, etc.
Beneficios de la agencia de organización de eventos
Si no eres experto en el tema, contratar a una agencia de organización de eventos es la clave para poder olvidarte de toda la gestión. Organizar eventos puede llegar a ser un proceso complicado, y contar con una agencia especializada es la mejor forma de confiar este trabajo a expertos para asegurarse de que todo saldrá como previsto.
También, contar con expertos en el tema puede llegar a suponer un gran ahorro de costes, de tiempo y de quebraderos de cabeza. Y es que una agencia que ya cuenta con sus propios proveedores supone una gran ayuda, especialmente si no tienes demasiada experiencia en la organización de eventos.
Sin embargo, a la hora de contratar una agencia, es importante comprobar que la que elijas tenga conocimientos y experiencia en el tipo de evento en concreto que quieres organizar.
La decisión final sobre cualquier cuestión en la organización de eventos la debes tener siempre tú, el cliente. No obstante, el rol de la agencia es aconsejar, asesorar y poner en conocimiento del cliente aspectos que quizá no haya contemplado.
Por esto mismo, la comunicación entre la agencia y el cliente debe ser siempre transparente y fluida, de forma que los expertos puedan explicar al cliente cada uno de los pasos que se van dando en el proceso. De este modo, el cliente podrá tomar las decisiones adecuadas contando con toda la información que necesita en cada momento.
Posibles desventajas de contratar una agencia de organización de eventos
Como ocurre con cualquier servicio que puedas contratar, una agencia puede desencadenar un mal resultado si no escoges la más adecuada para ti. Y es que la profesionalidad y productividad de la agencia y del equipo con los que vas a estar tratando durante todo el proceso es un factor que influirá mucho en los resultados.
Además, algo imprescindible es que la agencia cuente con proveedores homologados. Este es realmente uno de los aspectos clave que debes tener en cuenta a la hora de escoger la agencia.
En lo que a “partners” audiovisuales se refiere cerciórate de que la agencia que vas a contratar cuenta con compañías audiovisuales de alto nivel. Asegúrate de que la agencia te aporta la creatividad y el diseño que necesitas. De lo contrario, es más adecuado contratar directamente a un “partner” audiovisual capaz de proporcionarte la parte de creatividad, diseño, innovación y producción técnica.
En resumen, una agencia de organización de eventos puede ser un buen aliado en la preparación de tu evento. Es importante, además, que cumpla con las características que hemos mencionado y que asegures una comunicación fluida y constante con ella.
