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Una buena ejecución técnica marca la diferencia en un evento. Ser capaz de cuidar y controlar cada detalle en la organización de eventos es clave.
Y sobre todo, anticiparse a cualquier fallo es fundamental para asegurar la reputación de tu evento.
Estrategias y mecanismos para no fallar en la organización de eventos
En el artículo de hoy hablaremos sobre las estrategias y mecanismos que podemos utilizar para asegurar la organización de eventos exitosos.
Para ello, vamos a enumerar 5 de los fallos más comunes y cómo actuar en cada caso. Si quieres reducir riesgos y saber cómo solucionar imprevistos técnicos, sigue leyendo. Aunque si lo prefieres, también puedes visualizar el contenido a través de este vídeo:
1. Dimensionar adecuadamente la producción del evento
La fase de preproducción es crucial para dimensionar adecuadamente todo lo necesario para el evento, en función del objetivo y el recinto donde se realizará.
En esta fase es importante aconsejar bien al cliente para que este pueda llegar a entender todas las necesidades de producción. Cualquier material técnico y/o audiovisual surge siempre de una necesidad.
2. Disponer de backups por si el material técnico falla
En la producción de un evento intervienen muchos elementos mecánicos y aparatos electrónicos. Cada uno de ellos podrá suponer un punto de riesgo que debemos cuidar y contemplar.
Cabe la posibilidad de que falle un micrófono, un proyector, la iluminación o incluso un cable. Por ello, una de las formas de minimizar este tipo de riesgos es disponer de salvoconductos o backups de los elementos en cuestión.
Pero como somos conscientes que es imposible disponer de un backup de todo, te aconsejamos hacer antes un ejercicio de análisis para determinar qué material es más relevante en tu evento para que, en el caso de que este falle puedas reemplazarlo rápidamente por otro igual.
Otra forma de minimizar los riesgos es trabajar y probar con margen los montajes previos. Por supuesto, la buena manutención de todo el material es imprescindible para asegurar y alargar su vida útil.
3. No olvidar los elementos fuera de nuestro control
En la organización de eventos, el tipo del recinto o venue determinará necesidades técnicas y audiovisuales. Por ejemplo, en el caso de que no haya suficiente corriente o bien ésta falle deberemos disponer de un generador adicional o un grupo electrónico independiente como backup.
Otros aspectos relacionados con el espacio son los permisos. Si el grupo electrógeno va a ir montado en el exterior, deberemos pedir permisos, gestionar toda una parte burocrática con ayuntamientos y otros organismos que comportará un tiempo adicional. Ser conscientes de ello y trabajar con margen acorde es básico.
Como último punto de este apartado, cabe tener en cuenta la conexión a Internet. Deberemos tener un plan B de conectividad en caso de fallo estructural del recinto, para no depender de la empresa contratante.
4. Contemplar los puntos de acceso
Relacionado con el punto anterior, los puntos de acceso son otro aspecto a tener en cuenta en la organización de eventos. ¿Cómo serán los accesos al lugar donde realizaremos el evento?
Debemos conocer si el venue tiene zonas de carga y descarga adecuadas, si el espacio dispone de montacargas, de parking, etc. Todos estos elementos son importantes desde el punto de vista técnico y pueden repercutir en el presupuesto.
5. Visualizar el evento antes del día
En la organización de eventos es importante que el cliente pueda visualizar el evento antes de hacerlo. De esta forma será más fácil evitar posibles incongruencias y malentendidos. Una forma de hacerlo es compartir con el cliente detallados planos técnicos o renders elaborados por el equipo de diseñadores del espacio.
Cuidar el proceso de planificación previa es clave. Debemos generar planos en Autocad, renders y otras herramientas donde especificar todos los elementos técnicos que intervienen en la producción del evento.
Para que esta previsualización sea efectiva deberá ser lo más realista posible para minimizar posibles errores e imprevistos en un futuro.
“Si el plan A falla, no olvides que existen 25 letras más”
Decía el emprendedor Chris Guillebeau. Una buena preproducción, junto con los 5 aspectos que hemos repasado, nos asegura planes alternativos y soluciones para una perfecta ejecución técnica.
Esperamos que este artículo te ayude a la hora de gestionar la producción técnica de tu próximo evento. Si te ha sido de utilidad, te invitamos a que te suscribas a nuestro canal y que visites nuestro blog para no perderte contenidos esenciales sobre producción técnica y organización de eventos virtuales, híbridos y presenciales.
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