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Durante los últimos años, el mundo de los eventos ha evolucionado notablemente, consolidando a su paso una larga lista de términos, acrónimos y vocabulario técnico que los profesionales de la industria utilizan en su día a día.
Puede ser abrumador tomar decisiones clave para un evento cuando desconocemos todo este glosario de términos. Por eso, en este artículo vamos a desvelarte 7 términos profesionales imprescindibles que debes conocer a la hora de organizar, y planificar tu evento con tu Partner AV. ¡Empezamos!
1. Pruebas técnicas y ensayos
La fase final de la preproducción de un evento normalmente será organizar un ensayo general para asegurar que todo va según lo previsto. En este ensayo también se comprenden pruebas técnicas, en las que se comprueba el correcto funcionamiento de todo el material técnico y audiovisual para minimizar cualquier riesgo de funcionamiento defectuoso durante el evento, ofreciendo la mejor experiencia posible para la audiencia.
Cabe destacar que en un ensayo general no se permiten descansos, comentarios o cambios. Se trata de seguir exactamente el mismo curso que se seguirá el día del evento.
Tanto si estás organizando un evento de 50 personas como si tienes en mente una conferencia con más de 5.000 asistentes, un ensayo previo al evento es imprescindible y siempre mejorará el resultado final del evento en general, aportando profesionalidad y fiabilidad a la marca.
2. PRL
El término profesional PRL es el conjunto de actividades, o medidas adoptadas o previstas en todas las fases de la organización y el desarrollo del evento, con el fin de evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo.
Asegurar el cumplimento de la normativa de prevención de riesgos laborales teniendo en cuenta las especiales características en las que se desarrolla la actividad y la inexistencia de normativa específica. Su objetivo es evitar los accidentes del trabajo y las enfermedades profesionales.
3. Running order
Se trata del orden en que las partes de un evento, congreso, concierto, meeting, etc. han sido dispuestas para suceder.
Todas estas partes se plasman en la Running Sheet, un documento en el que se detalla la lista de procedimientos o actividades organizadas en secuencia temporal. Enumerando, por ejemplo, qué actividades se llevarán a cabo, qué invitados aparecerán, cuándo, por cuánto tiempo y cuándo se realizarán los descansos.
4. Breakout Rooms
Las breakout rooms son una funcionalidad que puede implementarse tanto presencialmente como online, y consiste en dividir a los participantes en una sesión en grupos. Se pueden realizar diversas actividades e implementar distintas técnicas, para motivar la participación de los asistentes y fomentar un mayor engagement. Por ejemplo, puedes utilizar estas salas para que tus patrocinadores tengan conversaciones más profundas, para llevar a cabo demostraciones con los asistentes del evento, o simplemente para establecer contactos y debates en pequeños grupos.
5. Rider
El rider es un término profesional en eventos que hace referencia al documento de especificaciones técnicas. Este rider suele ser una parte del contrato que el organizador firma con el venue o agencia y que estos se comprometen a cumplir. La longitud del rider dependerá de la complejidad del espectáculo del evento.
El Rider Técnico, debe ser lo más detallado y organizado posible. Debe contener toda la información que consideres necesaria a nivel técnico para tu evento: qué material necesitarás, de qué materiales ya dispones, marcas y material de preferencia, micrófonos, tipo de iluminación, generador eléctrico, demandas de alojamiento y cátering, etc.
6. Crew Chief
Aunque los nombres de los cargos pueden variar un poco de una empresa audiovisual a otra, la empresa que selecciones para ejecutar y gestionar tu evento designará a un miembro clave de su personal como jefe de equipo del evento.
Independientemente del nombre que se le dé al cargo, tu Crew Chief es un jefe de proyecto altamente calificado con experiencia en cada etapa de la ejecución del evento. Él o ella normalmente tiene una amplia experiencia en la gestión de eventos en cuanto a todas las disciplinas (iluminación, sonido, vídeo, rigging, decoración...).
El supervisor del evento ejecutará personalmente una serie de tareas fundamentales, imprescindibles en la gestión de eventos. Además, coordinará el trabajo con otros miembros del equipo. Normalmente, el supervisor hará lo siguiente:
- Trabajar estrechamente con los empleados y los proveedores de la empresa audiovisual.
- Programar el trabajo de los técnicos especializados en orden secuencial a medida que progresan en el montaje, durante el evento y en el desmontaje.
- Asegurarse de que los técnicos de cada disciplina finalicen su tarea a tiempo y entreguen un trabajo de calidad al siguiente equipo en el proceso. Manejar estas entregas es una parte fundamental del proceso de ejecución de un evento.
- Hacer inspecciones, garantizar el control de calidad y asegurarse de que todos se ciñan a los planos.
Dado que esta persona es responsable de la gestión del evento, además de manejar y administrar todo el proceso para entregar un proyecto de alta calidad según los plannings, es justo pensar en él como el director de una orquesta que logra armonizar todos los aspectos: las personas adecuadas, los materiales, los procesos e inspecciones correctos en una secuencia cuidadosamente planificada para ejecutar tu evento.
El Crew Chief será tu punto de contacto en el evento. La empresa audiovisual debería ofrecerte tiempos predeterminados para hacer recorridos por el evento durante momentos clave del montaje.
Si quieres conocer el resto de perfiles técnicos clave que participarán en la producción de tu evento, te recomendamos el siguiente vídeo:
7. Proyecto técnico
El término profesional Proyecto Técnico es el conjunto de planos, esquemas, y textos explicativos, utilizados para definir (en papel, digitalmente, en maqueta o por otros medios de representación) los aspectos técnicos del evento en su totalidad. El objetivo del proyecto es estudiar e investigar si es o no posible realizar la propuesta, tanto desde el punto de vista técnico, funcional o normativo.
El proceso de planificación de eventos requiere presupuesto, programación, reservas, coordinación de transporte… El proyecto se divide en diversas partes especializadas que engloban todos estos aspectos técnicos.
¿Conoces ya todos los términos profesionales para organizar tu evento?
Como ya debes saber, el mundo de los eventos está repleto de términos profesionales, técnicos y audiovisuales que muchas veces necesitamos conocer para comprender el evento en su totalidad.
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