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Utilizar un hotel para eventos o conferencias se ha convertido en algo ya bastante habitual. Se trata de una apuesta segura, pues son espacios que pueden ofrecer todo tipo de comodidades a la hora de celebrar reuniones corporativas, exposiciones, congresos, formaciones o actividades de team building, entre otros tipos de eventos.
Celebrar un evento en un hotel es, sin duda, una gran idea por los diversos motivos que veremos a continuación. Sin embargo, elegir el hotel que se adapte a las necesidades de tu próximo evento va a ser clave para su éxito. Es por ello por lo que también veremos qué factores imprescindibles debemos tener en cuenta durante la organización del mismo.
¿Por qué organizar tu evento en un hotel?
Los hoteles disponibles para eventos proporcionan mucho más que un espacio donde celebrar la presentación o lanzamiento de un producto u organizar un congreso. Acostumbrados a que diversos organizadores los elijan, son ya muchos los hoteles que ofrecen grandes ventajas para convertir un evento en una experiencia única.
Networking
Sin duda, una de las ventajas que conlleva celebrar eventos en un hotel son los espacios de networking que se crean mucho más allá del propósito principal. Los ambientes distendidos ayudan a intercambiar ideas de una forma mucho más relajada e incluso productiva. ¡Cuántos negocios se habrán gestado durante el desayuno buffet!
El networking es, sin duda, uno de los puntos clave de muchos eventos, ya que permiten conocer a profesionales de tu mismo sector. Si quieres potenciarlo, contempla elegir un hotel para organizar tu evento.
Seguridad y organización
Otra de las razones para organizar un evento en un hotel es que dispone de un completo equipo de recepción, seguridad y organización. Al contratar este espacio, seguramente también puedas contar con su ayuda en ciertas tareas y dedicarte a lo que realmente es importante además de bajar y controlar los niveles de estrés durante la organización o el desarrollo de tu evento. Así mismo, tanto tus equipos técnicos como las pertenencias de los asistentes estarán siempre seguros durante el evento.
Atención personalizada
A veces, los pequeños detalles son tan importantes como cualquier otro punto más relevante. Un hotel para eventos tiene la capacidad de ofrecer una atención personalizada, pudiendo satisfacer tanto las necesidades de la organización como las de los asistentes de una forma eficiente.
Servicios
Estar en un hotel es casi como estar en casa. Ofrecen todo tipo de comodidades y servicios para que sus huéspedes se sientan a gusto en todo momento. Tanto organizadores como asistentes podrán hacer uso de sus servicios en la mayoría de los casos: salas para eventos y reuniones, equipos audiovisuales, habitaciones, parking, restaurantes, catering, instalaciones deportivas, Spa, piscina y mucho más.
Comodidad, imagen y ahorro de tiempo
Celebrar un evento en un hotel nos ofrece, por lo general, una mayor comodidad que si lo trasladamos a otro tipo de espacios; también nos proporcionará una buena imagen que calará entre los asistentes gracias a las instalaciones: sala de eventos, espacios de reunión, posibilidad de hospedaje, etc., lo que, incluso, puede evitar desplazamientos innecesarios para así ahorrar tiempo y aumentar el confort.
Team building
Tanto si decidimos hospedarnos en el hotel del evento como si no, siempre existe la posibilidad de realizar actividades de team building organizadas por el propio hotel: golf, tenis, salidas culturales o gastronómicas, clases dirigidas, senderismo… Cualquier excusa es buena para aumentar la cohesión del equipo de trabajo.
Las 5 claves para elegir el hotel de tu próximo evento
Ahora que ya sabemos todas las ventajas que ofrece un hotel disponible para eventos, puede que ya estés pensando en seguir este consejo próximamente. Si es así, te damos algunas de las claves que te ayudarán a encontrar el hotel que mejor se adapte a tus necesidades y a las de tus asistentes.
Fecha de celebración
El primer punto que debemos definir es la fecha de celebración del evento. Planificarlo con suficiente antelación es clave, ya que así podremos barajar varias opciones con calma. La disponibilidad hotelera para eventos a veces es limitada, así que, cuanto mayor margen de maniobra tengamos, mejor presupuesto podremos obtener.
Ubicación
La ubicación del hotel elegido es también otro de los puntos clave. Podemos optar por uno que esté muy cerca del aeropuerto, en el centro de la ciudad rodeado de todo lo necesario o buscar un hotel para tu evento en mitad de la montaña o próximo a la playa y alejado del ruido diario. Todo dependerá de tus objetivos.
Espacios disponibles
Por supuesto, el hotel elegido debe ofrecernos todos los espacios que necesitemos. También debemos tener en cuenta la cantidad de asistentes que pueda acoger, los servicios o proveedores que ofrezca o la posibilidad de hospedaje.
Lo mejor es hacer un listado con todo lo que necesitaremos para así comprobar fácilmente si el hotel elegido cumple con nuestras expectativas.
Requisitos técnicos
Antes de elegir el mejor hotel para la celebración de tu evento, es preciso tener en mente los requisitos técnicos y hacer una visita de inspección al lugar para estudiar en profundidad todos los aspectos que pueden influir, además de cerciorarse si el montaje audiovisual es viable o no.
Por eso te recomendamos ir acompañado de un inicio de buen “partner” audiovisual.
Si necesitas ayuda en el proceso de selección, en este vídeo te dejamos algunos consejos para que hagas la elección más adecuada para tu próximo evento.
Uno de los aspectos clave, entre muchos otros, es saber si el hotel dispone de material audiovisual. En caso afirmativo, solicita un presupuesto detallado e infórmate si el precio del alquiler de los equipos de video, sonido e iluminación están incluidos con el alquiler de las salas o bien van a aparte.
¡Cuidado, porque algunos hoteles tienen exclusividad con sus proveedores audiovisuales! Si es el caso, infórmate y negocia de antemano las condiciones además de mirar bien el contrato antes de firmarlo. Piensa que en la mayoría de los lugares también existe la opción de ir acompañado de tu socio audiovisual de confianza.
Durante la visita querrás confirmar la experiencia del hotel con los eventos, sus equipos y capacidades audiovisuales internas, así como sus políticas y capacidades con respecto a equipos y tecnología adicionales. Estas son 7 preguntas clave que puedes hacer a la empresa audiovisual
Además de verificar que el hotel puede proporcionarte todos los elementos que necesitas, solicita que te proporcionen un plano o Render 3D para visualizar el evento antes de llevarlo a cabo. Este servicio te ayudará a transformar una simple lista de equipos audiovisuales en una representación tridimensional de cómo serán exactamente el escenario, las pantallas, la iluminación, el sonido y todo lo demás. Sabrás si la implantación de los equipos es la adecuada, si tu propuesta escenográfica es viable, además de ver el diseño de iluminación y la ubicación de los asistentes.
Recuerda también llevar una checklist con tu batería de preguntas e investiga en profundidad los servicios técnicos si no quieres llevarte sorpresas. A continuación te detallamos algunas preguntas que puedes hacer:
- ¿La iluminación del espacio es regulable?
- ¿Cuál es el micrófono ideal para tu evento y ponentes? ¿Cuántos te harán falta?
- ¿Precisas pantallas de Led? o por el contrario ¿Requieres pantallas de proyección? En caso afirmativo, ¿proyección frontal o proyección trasera?
- ¿Utilizarás el rigging de la sala en caso de que exista la posibilidad?
- ¿Cual es el montaje de rigging adecuado para tu evento?
- ¿Dispone el hotel del sonido y la iluminación que necesitas?
- ¿Hay una conexión a internet de alta velocidad y estable?
- Si el evento es internacional, ¿necesitarás cabinas de traducción simultánea?
- ¿El equipo requiere de Intercom para el evento?
- ¿Vas a necesitar iluminación en el escenario, o quizás iluminación decorativa?
- ¿Tu evento se retransmitirá en Live Streaming?
Actividades e instalaciones
Como ya hemos comentado, celebrar un evento en un hotel va mucho más allá de su principal objetivo. Si quieres ofrecer una experiencia inolvidable a tus asistentes, comprueba que el hotel elegido ofrezca las instalaciones y actividades adecuadas que añadan un valor extra a tu evento: Gym & Spa, campo de golf o pista de pádel o tenis, piscina, sala de juegos, karaoke, actividades de team building, etc.
Como puedes ver, los hoteles disponibles para eventos ofrecen un buen número de factores interesantes que pueden convertir tu próximo acontecimiento en una experiencia inolvidable.
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