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Las RRSS son un claro termómetro en la industria de los eventos de que nuestro sector está retomando su actividad. No paramos de ver publicaciones donde la mayoría de las marcas han vuelto a los tan esperados eventos presenciales. ¡El camino es prometedor!
Pero más allá de la euforia y las ganas de hacer eventos presenciales, debemos mantener la guardia y recordar que, aunque hay una gran parte de la población que ya está vacunada, sigue existiendo el riesgo de contagio.
Por ello, aunque muchos organizadores y organizadoras de eventos están más que capacitados para volver a los eventos presenciales, hay que prestar gran atención a las medidas de seguridad.
¿Conoces las medidas de seguridad necesarias en eventos presenciales? En este artículo te contamos 5 tips sobre cómo organizar un evento presencial garantizando la seguridad de tus asistentes.
1. Conoce la normativa local y comarcal
Las medidas de seguridad a seguir en eventos presenciales se dictan normalmente por las autoridades del país. No obstante, no debemos olvidar que cada comarca y localidad puede imponer las suyas propias.
Además, las medidas y normativas son objeto de revisión y flexibilización a medida y en consonancia con la evolución de los datos epidemiológicos. Así que, el primer paso antes de empezar a planificar un evento es:
- Consultar las normativas presentes en tu estado según el nivel de alarma actual.
Esto lo puedes encontrar en el último BOE publicado por la Secretaría de Estado. En resumen podemos decir que, en lo que respecta a la organización de eventos se aplicarán las medidas de control de riesgos propuestas en el documento de “Actuaciones de Respuesta Coordinada para el control de la transmisión de COVID-19”.
Gracias a este documento oficial, publicado en la página web del Ministerio de Sanidad, hemos escrito este artículo para darte 5 tips.
- Conocer las normativas comarcales y locales
Tras conocer las normativas estatales, debes ir un poco más profundidad. Es decir, En función de la comarca o localidad donde decidas celebrar tu evento, te recomendamos que llames al ayuntamiento o la autoridad municipal presente para asegurarte que ellos no aplican medidas de seguridad adicionales.
Nota útil: Pide la documentación por escrito para contrastarla y asegurarte de que no se te pasa ningún detalle.
2. Ten claro el objetivo de tu evento y sus características
Antes de tomar ninguna decisión en cuanto al protocolo y las medidas de seguridad en tu evento, debes valorar el tipo de evento que quieres organizar. Para ello, es importante tomar decisiones clave como algunas de las que ya hemos relatado muchas veces en este blog: objetivo del evento, lugar, invitados, actividades, etc.
Ahora bien, en relación a las medidas de seguridad Covid-19 exiten 2 ámbitos que debes considerar como prioritarios:
El lugar del evento
Los venues exteriores son infinitamente mejores para garantizar la corriente de aire y ventilación en grandes volúmenes de audiencia. Si el espacio es interior deberemos tener en cuenta los metros cuadrados del lugar, y las puertas de comunicación con el exterior para poder dejar pasar el aire.
Para tener cada detalle en consideración, te recomendamos que repases la siguiente lista de características antes de elegir:
- Aforo permitido en el venue
- Metros cuadrados habitables vs número de invitados previstos.
- Ventilación del espacio.
- Número de lugares donde se puede producir un contacto estrecho.
- Servicios de desinfección: ¿El lugar cuenta con ellos?
Además, debes tener en cuenta que, el venue donde vas a realizar tu evento puede contar con unas normativas covid-19 específicas.
El número de participantes y su interacción
Es obvio que el número de asistentes define el nivel de riesgo de tu evento, y por consiguiente las medidas de seguridad necesarias.
Pero si quieres ir un poco más allá, te recomendamos tener también en cuenta los siguientes indicadores de aforo:
- Porcentaje de participantes considerados vulnerables: personas mayores, con problemas respiratorios u otras enfermedades).
- Porcentaje de participantes que realizan actividades de alto riesgo: cantar, contacto físico, repartir materiales, etc.
- Porcentaje de consumo de alcohol en el evento: afecta a la seguridad y la interacción entre los participantes.
- Interacción: ten en cuenta si los participantes van a estar sentados en todo momento, de pie o en movimiento. Esto va a suponer unas medidas de seguridad u otras en relación a las diferentes atmósferas del evento.
3. Conocer el nivel de alerta vigente, pues determinará tu aforo
El aforo es uno de los temas más sensibles a tener en cuenta cuando hablamos de medidas de seguridad a seguir en un evento presencial. Por este motivo, es primordial controlar:
- El número de personas invitadas VS el número de personas que confirma asistencia.
- El porcentaje de personas permitidas en el lugar de la celebración del evento.
En la normativa actual, es importante garantizar un aforo máximo que consiga mantener la distancia social mínima de 1,5 metros entre invitados.
Para calcular esta distancia dentro de un venue, lo más fácil es suponer que una persona debe disponer de un espacio de 1,5 metros a cada lado, conformando un cuadrado de 3x3 metros. Esto nos deja con una superficie de 9m2 por persona. Por último, dividimos la superficie útil transitable de nuestro venue por 9m2.
Así pues, la fórmula matemática sería:
Nº m2 de tu venue / 9m2 (lo que ocupa una persona + su distancia de seguridad) = Nº personas permitidas
Aforo y medidas de seguridad en eventos de riesgo medio
Para poder establecer algunas normas generales en este artículo, hemos recopilado las limitaciones recomendadas por la normativa actual para eventos de riesgo medio.
Cuando nos disponemos a organizar un congreso, encuentro, reunión de negocio, conferencia, seminario y otros eventos profesionales las medidas de seguridad necesarias (según el nivel de alerta del país) son las siguientes.
Nivel de alerta 1 (nueva normalidad):
- No podrá superar un aforo de más del 75 % en interiores y siempre garantizando las medidas de distanciamiento e higiene y prevención.
- Evitar las aglomeraciones en zonas de descanso
Nivel de alerta 2:
- No podrá superar un aforo de más del 50% y siempre garantizando las medidas físicas de distanciamiento e higiene y prevención.
- Evitar las aglomeraciones en zonas de descanso.
- Recomendar la realización telemática especialmente en actividades destinadas a personal esencial.
Niveles de alerta 3 y 4:
- En estos casos se recomienda la celebración de eventos de forma telemática.
Como vemos, a partir del nivel 2 de alerta se recomienda reducir el aforo a la mitad y contar con las ventajas de un evento híbrido para combinar la asistencia presencial y la virtual.
4. Gestión de acceso y movilidad de los asistentes en el recinto
Pero ahora… ¡Entremos en materia! Cuando estamos en un evento es muy difícil gestionar contínuamente el movimiento de los asistentes y sus distancias de seguridad e interacción. ¿Cómo nos enfrentamos a esto en términos de seguridad en nuestro evento?
Pues bien, a continuación podemos darte algunos consejos oficiales sobre la gestión de acceso al recinto y movilidad de los asistentes:
- En función del evento, contempla montar un dispositivo de test in situ para todos los asistentes: tan solo tienes que encontrar un lugar adecuado donde el personal sanitario montará un punto de testeo avanzado.
- Establece sistemas de seguridad para el conteo automático o manual de asistentes.
- Establece el acceso permitido con certificado de vacunación Covid-19 o similar.
- Identifica puntos donde es posible que se formen aglomeraciones, y contempla acciones para evitar las mismas (flechas de señalización en el suelo, líneas, etc).
- Dispón de señalética en general para optimizar el flujo de asistentes y evitar estas posibles aglomeraciones.
- Determina varios horarios de desinfección de espacios.
- Mejora (si es necesario) y contempla muy bien los sistemas de ventilación de tu sala si en el caso de tratarse de un espacio cerrado.
- Habilita un espacio exterior (si el evento es interior) para permitir la salida controlada de asistentes en momentos puntuales.
- Habilita puntos de desinfección y control: gel, mascarillas, temperatura, desinfección de calzado, etc.
- Informa sobre condiciones de acceso, el cumplimiento de protocolos y las medidas de seguridad que se llevarán a cabo en el evento (mediante infografías o emails automáticos).
- Instala mamparas si lo ves necesario en los puntos de interacción muy cercana entre los asistentes y la organización del evento.
- Gestiona distanciamiento si se forman colas.
- Señalización informativa sobre las medidas a adoptar durante los eventos.
- Mejora de los sistemas de ventilación: inyección de aire fresco del exterior y renovación del aire forzado.
- Creación de salas de aislamiento para casos de posibles positivos detectados.
Como punto importante a destacar, es que el Ministerio de Salud ha hecho inminente la necesidad de solicitar certificados de vacunación a los asistentes, o presentar un PCR negativo con validez de 72h, o un test de antígenos negativo con validez de 48h.
Por ello, también habrá que controlar el acceso a espacios cerrados para personas con una de las 3 opciones anteriores. Para agilizar este trámite, te recomendamos comunicar previamente a todos los invitados que deberán asistir con su certificado actualizado el día del evento.
5. Elige a los Partners adecuados
La elección de tus partners es otro de los puntos donde debes prestar especial atención. Su coordinación efectiva es clave para garantizar las medidas de seguridad durante todo el evento.
Por ello, es importante que tus aliados conozcan y prioricen las medidas de seguridad para desarrollar cada una de sus funciones.
Por ejemplo, asegúrate que el proveedor audiovisual que elijas para tu evento aplica las medidas higiénicas para garantizar un uso seguro del equipamiento, especialmente en el caso del material con una utilización expuesta a otros oradores como:
- Los micrófonos, ya sean de mano, solapa o diadema, con un proceso de esterilización adecuado (esterilizador UV). Otra opción es que cada ponente tenga su micrófono marcado con su nombre.
- Los clickers o Mastercue para pasar las diapositivas pueden ser utilizados por varias personas y por ello se debe tener en cuenta desinfectarlos entre usos.
- Así mismo debemos recordar hacer una limpieza exhaustiva de ordenadores, ratones, pantallas táctiles…
A rasgos generales pregunta a tu aliado audiovisual qué te propone y cómo llevan a cabo su protocolo interno, de esta forma tendrás la completa confianza y seguridad de que tu evento se ejecutará con los mayores estándares en seguridad y salud así como en calidad.
Y hasta aquí las medidas de seguridad para que puedas aplicar en tu próximo evento. A continuación te dejamos una infografía a modo de resumen recopilando las medidas de seguridad más importantes para tu evento:
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