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¿Alguna vez te has estresado cuando estabas organizando, planificando o ejecutando un evento?
Un estudio realizado por CareerCast, un portal de empleo de Estados Unidos, tuvo en cuenta diferentes factores para medir el nivel de estrés de cada profesión y elaboró un ranking de los trabajos más estresantes del mundo, en el cual la organización de eventos se encuentra entre los 5 primeros (solamente superado por personal militar, bomberos, pilotos de avión y policías).
Por eso, saber cómo combatir el estrés en eventos puede marcar una diferencia en tu calidad de vida y en tu entorno.
Trabajar de cara al público, los plazos de entrega, los viajes, las condiciones ambientales, los cambios de última hora, la exigencia física, los retos técnicos, la presión, etc. son solo parte de la rutina de los organizadores de eventos. Por eso, en este artículo desvelamos cómo controlar el estrés en eventos con herramientas y consejos de gran utilidad para equilibrar tu día a día de una forma más sana. Si prefieres visualizar este contenido en vídeo puedes hacerlo aquí:
¿Qué es el estrés?
Antes de encontrar la receta mágica para saber cómo controlar el estrés en eventos lo primero que tenemos que hacer es entenderlo.
Generalmente, la gente cree que el estrés viene provocado por la presión, por falta de tiempo o por el exceso de trabajo, pero no es correcto. Las razones del estrés son otras.
Según la neurocientífica Sonia Lupien, de la Universidad de Salud Mental de Montreal, el estrés es una respuesta del organismo, una reacción fisiológica para afrontar una situación que se percibe como amenazante. De hecho, pretende ayudarnos en ciertos momentos. Y pone en marcha dos mecanismos:
- El de supervivencia, que solo se activa o debería activarse cuando nos encontramos frente a una amenaza.
- El de adaptación, donde el cerebro no percibe una amenaza, pero sí percibe incertidumbre. Identifica una situación en la que puede haber cambios y comprende que puede haber peligros y también oportunidades.
¿Pero qué causa o genera el estrés?
Tras 30 años de investigación científica, Lupien asegura que, existen 4 causas que generan el estrés. Y no es necesario que estén presentes las 4 a la vez, pero cuantas más se cumplan ¡mayor será el estrés!:
- La Novedad: lo que nos pasa tiene que ser nuevo.
- Impredecibilidad: tiene que ser algo imprevisible, que no se puede pronosticar.
- Sensación de descontrol: no controlamos en absoluto la situación.
- Amenaza para la personalidad: por ejemplo, cuando alguien se cuestiona nuestra capacidad para realizar correctamente nuestro trabajo.
En alguna ocasión, ya sea en la planificación, organización o ejecución de un evento, ¿has experimentado alguna de estas 4 causas?
¿Sabes qué le sucede al cuerpo cuando estamos estresados durante un evento?
Parafraseando el guión de Eduard Punset del documental Redes sobre nuestro cerebro:
Es curioso, nuestro cerebro ante una situación de estrés, actúa como lo haría hace 20.000 años. Me explico, bien te persiga por ejemplo un mamut o bien estés esperando un cambio de última hora en tu evento, tu cerebro reacciona de la misma forma: hace saltar la alarma y decides: huir o luchar.
La parte racional de nuestro cerebro trata de convencernos de que no pasa nada, pero la parte más irracional ya se prepara para la pelea, y dilata las pupilas para ver bien el peligro venir.
El cerebro lleva sangre a los músculos, que se tensan para la pelea. Aumenta la presión sanguínea y abre las venas y le dice al estómago y a los riñones que dejen de trabajar. Contrae los capilares de la piel, quiere minimizar la pérdida de sangre en caso de heridas. Tu cuerpo cambia y estás pálido, y aumenta tu temperatura.
El cerebro ordena abrir las “escotillas” de las glándulas del sudor, aumenta la sudoración. Y el corazón aumenta las palpitaciones. Los pulmones se ponen a dar oxígeno, ya está preparado para la lucha.
Claro si fuera necesario, porque una cosa es que un mamut te persiguiera hace miles de años y otra que te montes una película por un simple cambio de última hora en un evento.
Como podemos ver, nuestro cerebro es un detector de amenazas. Y en el sector de los eventos estas amenazas no son puntuales, sino continuas y además se desencadenan una detrás de otra.
¿Te tomas el tiempo suficiente para que tu organismo repose entre evento y evento?
Piensa que si esta situación de tensión mental, física y emocional se prolonga en el tiempo puede desencadenar en:
- La destrucción de tu reposo y patrón de sueño
- Generarte un cansancio crónico generalizado
- Interviene en los procesos de recuperación normal del organismo
- Impide una correcta digestión de tus alimentos
- Afecta a tu sistema inmune ocasionando enfermedades
- Y te afecta en los niveles de azúcar (glucosa) en la sangre
¿Cómo podemos controlar el estrés en los eventos?
Como decíamos anteriormente, el estrés en sí mismo no es malo, tan solo es una respuesta adaptativa. El problema viene cuando se prolonga en el tiempo. Es por esto por lo que el primer paso que debemos llevar a cabo es tomar conciencia y preguntarnos ¿Qué puedo hacer? Y a continuación, definir una estrategia.
Llegados a este punto, puede ser que te preguntes lo siguiente: si nuestro cuerpo es capaz de producir una hormona llamada cortisol, que es una sustancia que nos permite correr, bombear más sangre y hasta sentir menos dolor, ¿Somos capaces de fabricar otras hormonas que reviertan sus efectos?
La respuesta es sí, y además podemos inducir su fabricación de forma voluntaria. Entre ellas está la oxitocina. Que nos ayuda a aumentar la confianza y relacionarnos mejor (además de que reduce el estrés).
Esta hormona (la oxitocina) puede segregarse simplemente realizando actividades placenteras. Aquí tienes algunos ejemplos que puedes hacer antes, durante y después de un evento: Ayudar a los demás, hacer ejercicio físico, reírte, hacerte un buen masaje, tener una conversación agradable con otra persona, meditar, mantener relaciones sexuales, respirar de forma consciente…
Así mismo, para combatir las 4 causas del estrés (novedad, amenaza, descontrol e impredecibilidad) en los eventos, a continuación, te damos 4 consejos:
Anticipar y prevenir antes del evento
Antes del día del evento, a la gran mayoría de profesionales les ayuda repasar el mismo en su cabeza varias veces. Durante este ejercicio puedes simular situaciones en las que las cosas no salen según lo previsto. A partir de ahí, puedes definir cómo resolverías cada uno de los escenarios hipotéticos creando planes B, C o D.
Esto te ayudará a encontrar puntos débiles en el cronograma del evento a los que tienes que prestar más atención, creando a la vez “soluciones muletilla” que te vendrán a la mente y te darán la respuesta que necesitas en caso de que ocurra uno de estos momentos “RETO” durante el evento.
Llegado el momento como lo habrás repasado tantas veces en tu mente ya no serán una novedad y tampoco una situación de descontrol.
Por supuesto, organizar un ensayo previo con pruebas reales te aportará seguridad: haz pruebas de sonido con los ponentes, mira que el contenido se ajuste a la pantalla, prueba la música, ensaya la iluminación, etc.
Priorizar para combatir el estrés en eventos
Como organizador u organizadora de tu evento, probablemente tengas muchas tareas y estén todas ellas flotando en tu mente. Para huir del descontrol que hablábamos anteriormente, elabora una checklist, es decir, una lista clara de elementos que vas a llevar a la acción con los trabajos a realizar, junto con su jerarquización.
Esto te dará un orden más visual en todo lo que tienes que hacer, prestando mayor atención a aquellos elementos que así lo requieran. También tendrás la tranquilidad de saber que no dejas nada por hacer.
De esta forma, si hubiera algún imprevisto tendrás la mente despejada para tomar decisiones utilizando la razón en lugar de la improvisación controlando el estrés causado por el momento.
La tecnología como aliada
La tecnología en los eventos suele ser uno de los puntos más estresantes cuando se organiza un evento. Sobre todo por la sensación de descontrol.
Para evitar esta situación, cuenta con un buen aliado audiovisual que tenga experiencia y mucho dominio en el sector. Si necesitas ayuda en los criterios para su elección a continuación te dejamos el siguiente vídeo:
Si te ha sabido a poco aquí tienes otro con las 7 preguntas que hacer a tu empresa audiovisual antes de organizar un evento.
Además, las soluciones tecnológicas son cada vez más fiables y te pueden ayudar a controlar picos de estrés en eventos. Por eso, en la planificación de tu evento también es interesante que identifiques todos los procedimientos que requieran de mano de obra, y aquellos otros que puedan ser automatizados (como registros, pagos, comunicaciones programadas, etc.).
Si cuentas con las tecnologías necesarias para realizar ciertas tareas, esto te va a permitir liberarte tanto a ti como a tus compañeros/as de la realización de tareas semi-automáticas.
Confía en tu equipo y aprende a delegar
Durante la organización y ejecución de un evento, no toda la responsabilidad descansa sobre ti, el organizador/a del evento.
Una de las claves para controlar el estrés en eventos es confiar en tu equipo y en tus proveedores. Rodéate de grandes profesionales y delega tareas de forma asertiva.
Tener clara la función de cada figura aporta tranquilidad mental y permite dividir tareas para ejecutarlas de manera rigurosa. Esto te permitirá centrarte en aquellos aspectos que realmente requieran de tu atención.
Desde Dushow nos hemos propuesto hacerte la vida más fácil y reducir el estrés en tus eventos. Por eso hemos creado una academia en YouTube para hacer más entendible la producción audiovisual, aclararte dudas y explicarte las últimas novedades. Te aseguramos que si te suscribes al canal tu sensación de control, seguridad y conocimiento aumentará y por ende tu estrés se reducirá.
Esperamos que este artículo sobre cómo controlar el estrés en eventos te haya sido de utilidad y que puedas aplicar estos consejos en tu día a día. Si tienes alguna otra duda, pregunta o comentario, contacta con nosotros.
