Cómo destacar como Event Planner con una sólida base en tecnología audiovisual

Como Event Planner, la tecnología audiovisual puede ayudarte a mejorar enormemente tus eventos y llevarlos al siguiente nivel, por eso es de vital importancia contar con un sólido conocimiento en la materia. 

Con la combinación adecuada de creatividad y de conocimientos técnicos, puedes diseñar eventos realmente atractivos y memorables que dejen una impresión duradera en tus invitados. Además podrás asegurarte de estar cumpliendo con las necesidades tanto de la empresa organizadora, como de los asistentes.

Si quieres saber más sobre cómo convertirte en un/a mejor Event Planner mejorando tu base de conocimiento en tecnología audiovisual, sigue leyendo porque en este artículo te contamos algunos consejos que te ayudarán a marcar la diferencia en tu carrera profesional:

¿Cómo ser un buen Event Planner? 5 consejos clave para marcar la diferencia

Para ser un/a buen/a Event Planner no basta con tener las habilidades necesarias para organizar un evento básico, sino que es de fundamental importancia también tener conocimientos de la parte más técnica y tecnológica del sector. Aquí te dejamos algunos consejos para llevar tus eventos al siguiente nivel: 

1. Familiarízate con equipos audiovisuales

Familiarízate con los equipos audiovisuales habituales como:  pantallas y proyecciones, pantallas LED, iluminación, sonido, vídeo, micrófonos, Rigging, etc. y mucho más. Esto te permitirá tomar decisiones informadas sobre el equipo que necesitas para tu evento y evitar errores como acoples, control del volumen, etc. También te permitirá incorporar distintas herramientas o posibilidades para aumentar el engagement con tus asistentes: utilización de gobos, cañones de seguimiento, Robotizados Wash o spot, etc.  

A continuación, te explicamos un poco más en detalle sobre las pantallas y proyecciones, la iluminación y el sonido:

• Las pantallas y proyecciones

Las pantallas de proyección han sido, durante muchos años, el principal soporte multimedia para todo tipo de eventos. La realidad es que sigue siendo una gran opción porque, tras la evidente mejora que ha sufrido esta tecnología, se ha aumentado considerablemente la calidad que ofrece. 

Elegir la pantalla de proyección adecuada es fundamental para obtener buenos resultados y para ello se deben considerar muchos factores (evento exterior o interior, iluminación, número de asistentes, distancia, etc.)

Además, a la proyección en eventos también se le han sumado técnicas como el videomapping, realidad virtual/aumentada, proyección en streaming, etc.

• La iluminación

La iluminación es un factor clave para crear un ambiente adecuado para el evento y para garantizar una buena visibilidad de las pantallas. Aprende sobre diferentes tipos de iluminación y cómo utilizarlos para lograr el mejor resultado.

Para profundizar sobre la iluminación en los eventos, te dejamos este vídeo que puede interesarte y este otro:

• La edición del sonido

El sonido es esencial para crear una experiencia inolvidable para los asistentes. Por eso, es muy recomendable que trates de comprender cómo se puede mejorar la calidad del sonido para lograr el mejor resultado.

2. Fórmate con cursos especializados

Invierte en tus habilidades y conocimientos asistiendo a cursos de formación o talleres centrados en la tecnología audiovisual. De este modo, tendrás la oportunidad de aprender de profesionales del sector, adquirir experiencia, práctica y desarrollar tus habilidades en un entorno de apoyo.

3. Trabaja con técnicos audiovisuales

Trabajar con técnicos audiovisuales puede ayudarte a aprender y comprender sobre los entresijos de la materia.

Si tienes dudas acerca del vocabulario técnico Audiovisual, a continuación te dejamos un enlace para que te descargues un eBook con 83 términos audiovisuales que debes conocer como Event Planner.

Si ya estás en proceso de negociación con tu socio Audiovisual, te recomendamos que le preguntes acerca de los equipos técnicos para asegurarte estar tomando la mejor decisión. A continuación te dejamos otro enlace con las siete preguntas que le debes hacer a tu proveedor Audiovisual.

4. Infórmate sobre problemas técnicos comunes

Conocer los problemas técnicos comunes que pueden ocurrir con el equipo audiovisual te ayudará a estar preparado para manejarlos en caso de que ocurran.

Si como buen/a Event Planner, quieres estar prevenido/a sobre estos posibles fallos técnicos y encontrar posibles fórmulas para remediarlos, te recomendamos que te guardes el siguiente video en nuestro canal de Youtube:

5. Manténte al día de las tendencias audiovisuales

El equipo audiovisual está en constante evolución, por lo que es importante estar al día con las tendencias actuales y anticiparte al uso de las nuevas tecnologías. Esto te permitirá ofrecer a los asistentes una experiencia de vanguardia y totalmente inmersiva.

Cuando alguien asiste a tu evento, te está dando su recurso más valioso: su tiempo. Por lo tanto, si alguien se encuentra en un momento de duda, inmediatamente se cuestionará el valor de la experiencia: “¿vale la pena mi tiempo?” 

El futuro de un/a Event Planner exitoso/a es ser capaz de producir y organizar experiencias por las que valga la pena salir de casa. Por ello, como actividades en los eventos, debemos focalizarnos en aquellas acciones que solo podamos hacer juntos. 

Si quieres conocer las últimas Tendencias en eventos que marcarán el 2023, puedes descargar nuestra Guía Gratuita aquí abajo.

Otras habilidades fundamentales que debe tener un buen/a Event Planner

Liderazgo

La organización de un evento no es obra de una sola persona, sino que requiere el trabajo coordinado de un equipo. Un/a buen/a Event Planner debe ser capaz de motivar y coordinar a todos los miembros del grupo, así como establecer prioridades y ser flexible ante los imprevistos, por lo que es fundamental ser un buen líder. 

Red de contactos

Para organizar eventos de éxito, es muy importante contar con una buena red de contactos. Se trata de conocer a los principales proveedores del sector, así como otros Event Planners y profesionales que puedan ayudarte en la organización del evento. Fotógrafos, iluminación, sonido, DJ’s, catering, patrocinadores, etc. Tener una buena lista de contactos es igual a tener una lista con un buen puñado de soluciones.

Retroalimentación

Tanto durante el evento como después de él, es imprescindible recopilar la máxima información posible, ya sea a través de encuestas o con conversaciones de tú a tú. Esta información es inmensamente valiosa para un/a buen/a Event Planner, ya que es la que realmente permite conocer los errores cometidos, las zonas donde mejorar y los puntos que han tenido más éxito. 

Calma

Por último, pero no por ello menos importante, un/a buen/a Event Planner debe ser capaz de mantener la calma ante cualquier imprevisto o reto que pueda surgir. Durante la celebración del evento, debemos estar atentos a cualquier contratiempo, pero sin caer en el pánico. 

Aquí te dejamos un vídeo con tips y herramientas para gestionar el estrés en eventos:

Event Planner exitoso: trabajo, esfuerzo, dedicación y creatividad

En conclusión, si quieres destacar como Event Planner y ofrecer un servicio de calidad a tus clientes, es fundamental contar con una sólida base en tecnología audiovisual. La tecnología es una herramienta clave en la planificación de eventos y te permitirá ofrecer experiencias únicas y memorables a tus asistentes.

Sin embargo, no debemos olvidar que para ser un Event Planner exitoso se requiere de mucho trabajo, esfuerzo, dedicación y creatividad. La combinación de estas habilidades, junto con el conocimiento técnico en tecnología audiovisual, te permitirá destacar en el mundo de los eventos y ofrecer a tus clientes un servicio inolvidable.