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Los eventos empresariales suelen ser ambientes ideales para promocionar una marca, establecer lazos con otras empresas o personas o conseguir nuevos acuerdos. Es por este motivo que una buena organización de eventos empresariales aportará grandes beneficios a tu empresa.
Sin embargo, la organización de eventos empresariales puede parecer una ardua tarea, así que en el post de hoy compartimos una guía con 10 consejos clave para que seas capaz de crear eventos empresariales con éxito asegurado:
1. Determina el objetivo de tu evento empresarial
Antes de empezar con la organización de eventos empresariales debes ser capaz de responder a esta pregunta:
¿Qué quiero lograr con este evento?
No es lo mismo querer estrechar relaciones con tus clientes, que dar a conocer tu marca o comunicar un lanzamiento, una colaboración o una subvención. Hay varios tipos de objetivos posibles en la organización de eventos empresariales, pero todos ellos deberán tenerse presentes en cada una de nuestras decisiones. Cada acto en nuestro evento debe ir enfocado a cumplir con ese objetivo. Es importante, por tanto, tenerlos claros y transmitirlos bien a nuestro equipo.
Lo más importante en la organización de eventos empresariales es entender que el éxito del acontecimiento depende del cumplimiento del objetivo establecido.
Los eventos empresariales pueden aportar muchos beneficios a tu organización. Para tener una visión completa de en qué consisten, te recomendamos que veas el siguiente vídeo:
2. Define bien tu público objetivo
En la organización de eventos empresariales es importante que esté claro a quién va dirigido el evento, y este factor tiene mucha relación con el punto anterior. Para definir nuestro público dependemos de los objetivos del evento, ellos marcarán la ruta de la celebración.
Definir cuántas personas asistirán, si son clientes, proveedores, influencers… es un factor que determinará cómo será el evento, su formato y grado de formalidad, las actividades que se lleven a cabo y todos los detalles que se contemplen.
3. Establece un presupuesto
Otro factor importante es contar con un presupuesto definido. Probablemente no seas tú quien lo decida, pero tenerlo claro te ahorrará mucho tiempo de inversión en ideas que quizás luego quedan en vano.
Tener tu presupuesto claro es importante para hacerte una idea de lo que podrás ofrecer en tu evento y lo que no. Piensa que posibilidades hay muchas, pero todo dependerá del presupuesto que tengas. Si este es muy ajustado, por ejemplo, puedes recurrir a fórmulas de patrocinio para conseguir refuerzos financieros. Muchas marcas están dispuestas hacer aportaciones económicas a cambio de publicidad.
4. Elige día, hora, y localización
La fecha en la organización de eventos empresariales es un punto básico si queremos asegurar la asistencia de la mayoría de nuestros invitados. Normalmente, los eventos empresariales suelen tener lugar de lunes a viernes y en horarios de trabajo, así se evita que los invitados falten por estar de vacaciones o fuera de su horario laboral. Antes de decidir la fecha es importante también hacer research para asegurar que tu evento no coincide con otras celebraciones.
El venue también es un elemento importante, pues debes asegurarte de que no se produzcan aglomeraciones ni de que se quede demasiado espacio libre (esto podría dar la sensación de que el evento no ha tenido éxito). En la actualidad, con el teletrabajo, es importante plantearse la posibilidad de realizar eventos empresariales en entornos digitales.
5. Organiza una lista de tareas
En el desarrollo de un evento entran en juego muchos factores, tareas y personas. Por eso es precioso tener una buena organización.
Para ello recomendamos preparar una lista que te permita optimizar recursos y tiempo. En ella deberás detallar todas las tareas pendientes, desde las contrataciones de servicios como el catering, los fotógrafos o el equipo audiovisual, hasta gestiones de permisos, consultas de localizaciones o speakers. De esta manera, tendrás en un único documento una foto del estado del evento y podrás controlar todas las tareas realizadas y las pendientes.
6. Pon atención al detalle
Seguramente hayas escuchado muchas veces la frase “los pequeños detalles marcan la diferencia”. En la organización de eventos empresariales cada elemento cuenta: la decoración, la iluminación, el merchandising, la amabilidad de los azafatos/as… todo ello influye en la experiencia de los asistentes, por eso es importante tenerlo todo bien atado y contemplado.
Además, en estos eventos el/la portavoz de la empresa suele dejar un espacio para hacer un pequeño discurso. Este momento es clave para que el mensaje global de la celebración llegue al público.
Pon atención en la elección de micrófonos y todo equipo audiovisual que necesitarás para ese momento. Como a veces la elección del material base puede ser complicada (elección de micros, altavoces, etc) aquí te dejamos un vídeo que puede resultarte muy útil:
7. Crea un experiencia original
La organización de eventos empresariales también puede ser un motor de creatividad, ayudándote a destacar entre otros por crear una experiencia original. Ponte en la piel de tus asistentes para crear una experiencia diferente y sorprendente.
Hacer un ejercicio de empatía con tu público puede ser una excelente práctica: piensa en todo lo que te gustaría recibir, ver, escuchar, etc. Céntrate en las experiencias que desearía vivir tu público, pues estas pueden ser la clave para lograr el éxito en la organización de eventos empresariales.
8. Haz invitaciones acordes al objetivo
La comunicación juega un papel fundamental en la organización de eventos empresariales. Haz invitaciones que generen expectación y transmitan los valores de la empresa y sus objetivos. Recuerda que la experiencia para los asistentes empieza ahí, y que puede ser una excelente herramienta para generar expectativa.
9. Ten a mano un plan B
Las cosas no siempre salen tal y cómo queremos y en la organización de eventos hay tantos elementos a considerar que puede ser que alguno no salga como esperábamos. Además, entran en juego factores que no controlamos, como la tecnología que a veces falla en el peor momento.
Chris Guillebeau, autor, emprendedor y orador estadounidense, decía que “si el plan A falla, no olvides que existen 25 letras más”
Es importante contar, como mínimo, con un plan B para evitar contratiempos y bloqueos si aparece algún problema. Tener un plan alternativo en la organización de eventos empresariales también puede ahorrarte gastos imprevistos e incluso tener que cancelar el evento.
10. Promociona tu evento en RRSS
Un evento no existe si no se comunica. La promoción de tu acontecimiento en los diferentes canales de tu empresa, así como en medios o redes sociales es un punto que tampoco debes obviar. Traza una buena estrategia de medios, las RRSS, por ejemplo, pueden ayudarte tanto a promocionar el evento antes de su celebración, como a comunicar y agradecer a los asistentes una vez haya pasado.
Además, actualmente son una gran oportunidad para generar engagement e invertir en marketing experiencial. Las redes harán de altavoz para tu evento empresarial y te permitirán escuchar a tu público. Pueden funcionar, además, como primer indicador para medir el impacto de tu promoción.
