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El marketing de eventos ha adquirido gran importancia en distintos sectores debido a el auge en la generación de experiencias memorables por parte de las empresas. Existen muchos factores que pueden llevar a una compañía a organizar un evento: el lanzamiento de un producto, la presentación de un nuevo embajador de marca, una nueva colaboración, cambios de objetivos en la empresa, etc.
Sin embargo, hay un aspecto que se repite en todos estos objetivos: generar una experiencia única a nuestros asistentes.
¿Qué es el marketing de eventos y por qué es importante?
El marketing de eventos consiste en desarrollar varias estrategias para llegar a nuestros clientes a través de experiencias creativas y memorables que estrechen vínculos emocionales entre los asistentes y la marca.
"Los eventos son efímeros. Lo que perdura son las emociones"
Cada evento y cada marca son únicos, no existe una fórmula matemática que nos diga cómo debemos plantear nuestra estrategia de marketing de eventos. No obstante, para empezar a definirla podemos plantearnos una serie de preguntas que nos ayudarán en su elaboración.
El primer paso en el marketing de eventos
Para aumentar el reconocimiento de tu marca es vital definir la base de tu estrategia de marketing de eventos. Para ello, hay varias preguntas clave que plantearte como el lugar del evento, la fecha, el objetivo, etc. Todas ellas con un enfoque claro: generar experiencia.
A continuación veremos un recopilatorio con distintas Q&A que te permitirán asentar las bases de tu estrategia y poderla adaptar a las expectativas y necesidades de tus asistentes:
1. ¿Cuál es el objetivo de tu evento?
Es el punto de partida de cualquier evento y debe ser lo más claro y preciso posible. Piensa que el objetivo del evento determinará muchas decisiones posteriores como el formato de la celebración, el grado de formalidad, el tipo de invitados, etc.
En el marketing de eventos es importante tener claro el objetivo desde el principio, pues de él depende estructurar una estrategia para definir cómo y qué acciones vamos a hacer, o cómo queremos ser recordados.
2. ¿A quién te diriges?
Uno de los pasos fundamentales del marketing de eventos será definir qué invitados tendrá y cuántos habrá, pues de estos también dependerá toda la logística, el formato y la dinámica de la celebración.
Es importante, además, conocer bien a tu audiencia. ¿Quiénes son? ¿con qué finalidad acuden al evento? ¿qué relación tienen con tu producto o servicio? Cuanta más información tengamos mejor, porque nos permitirá crear una experiencia más personalizada y adaptada a sus necesidades.
3. ¿Cuáles son tus recursos?
El presupuesto es un factor clave en la organización de eventos, pues de él dependen también muchas decisiones posteriores. Este variará en función del fin del evento, la cantidad de personas que asistan o los detalles más o menos costosos que quieras ofrecer.
Te recomendamos fijar una cifra máxima y partir de allí empezar a jugar. Uno de los recursos más importantes es el material técnico y audiovisual para la elaboración de tu evento. Además, tendrás que valorar también la necesidad y las posibles ventajas de contar con patrocinadores.
4. ¿Cuál sería el lugar ideal?
La cantidad de invitados y el tipo de evento que quieras organizar determinarán la sede del evento. Debes elegir uno que te permita cumplir con los objetivos marcados y satisfacer todas las necesidades logísticas marcadas.
A poder ser, el lugar debe ser agradable y acogedor, y donde, por su puesto, puedas cumplir con el aforo permitido además de las actividades que tenías pensadas. Valora en este punto si el lugar puede acoger servicios de catering, por ejemplo.
5. ¿Qué valores tiene tu empresa?
Es importante tenerlos presentes para poderlos transmitir a la audiencia. Tanto si se trata de un evento de branding como no, lo que más importa en el marketing de eventos es la impresión que darás a los asistentes y lo que percibirán de la empresa.
6. ¿Cómo puedo ser memorable?
Para responder esta pregunta puedes hacer un pequeño ejercicio de empatía, imagina cómo te gustaría vivirlo a ti. Si estuvieras sentada en el auditorio, ¿qué te gustaría ver?, ¿cómo te haría sentir? ¿recomendarías la experiencia a un amigo? Parte desde ahí para elaborar un plan efectivo de acciones y timing.
Es importante que en tu planning incluyas todos los detalles: decoración, dresscode, discursos, obsequios, acciones de comunicación o promoción, etc. La innovación también es un punto a tener en cuenta, y por ello debes estar al día de las últimas tendencias en eventos:
Recuerda que los detalles marcan la diferencia. Serán los responsables de crear una experiencia única y original que haga que todos los asistentes recuerden y recomienden el evento.
7. ¿Qué recursos tengo para ser distinto e innovador?
Los medios audiovisuales son imprescindibles para crear ambiente, llevar a cabo una presentación u ofrecer una experiencia sensorial a nuestros asistentes. En función de las actividades que quieras llevar a cabo escogerás unos u otros. En este punto es importante ajustarse al presupuesto dejando siempre suelta a tu imaginación.
8. ¿Evaluamos?
En el marketing de eventos, analizar los resultados y el impacto que hemos generado es clave para determinar si hemos cumplido, o no, con nuestro cometido. Así pues, la evaluación es un paso importante para generar el hábito de mejora y aprendizaje continuo. Seguro que sacas conclusiones interesantes que puedes aplicar en tu próxima celebración.
Ahora ya tienes la base para crear una estrategia efectiva para el marketing de eventos. Medita cada uno de estos aspectos con calma y tenlos presentes cuando te dispongas a preparar tu estrategia.
¡Una buena sinergia entre todos ellos asegurará el éxito en la organización de tu evento!
