5 tendencias en eventos para este 2022

Tras un periodo desafiante en el que una pandemia global limitaba nuestra vida social y los eventos presenciales, 2022 se presenta como un año emocionante. 

Con cada vez menos restricciones, la recuperación de las grandes convenciones y celebraciones será la tónica a seguir. Sin embargo, la experiencia vivida hará que el formato híbrido siga estando muy presente.

Por eso, en este artículo te descubrimos cuáles serán las 5 tendencias de eventos clave para este 2022. Sigue leyendo y empieza a planificar el nuevo año.  ¡No te quedes atrás!

Tendencia 1: Last Minute

Esta es una de las tendencias de eventos que ya vivimos durante la última mitad del 2021 y creemos que seguirá activa durante el 2022. Planificar eventos a medio y largo plazo con una baja incertidumbre será complicado, pues a pesar de la positividad, aún quedan muchas dudas sobre la evolución de la pandemia y las restricciones sanitarias.

Las decisiones de último minuto estarán a la orden del día, por lo que, si no queremos cancelar o reprogramar nuestras fechas, lo mejor será tener un plan B, C y D. La calma y la anticipación serán nuestros mejores aliados en este contexto.

Contar con los profesionales humanos, los materiales, la logística, y mucho más, nos permitirá ofrecer una mayor flexibilidad a los clientes y una menor incertidumbre, o estrés, durante la toma de decisiones de última hora. Para conseguirlo, deberemos:

• Planificar con mucha antelación y anticiparnos a los diferentes escenarios posibles que puedan surgir, creando planes de contingencia viables.
• Ofrecer garantías y alternativas que nos permitan aumentar la confianza y la seguridad a la hora de celebrar nuestro evento.
• Contar con un mayor margen de acción, confeccionando un calendario que nos posibilite actuar sobre la marcha sin sufrir demasiado.
• Contar con los profesionales más adecuados para ampliar el abanico de soluciones factibles a los retos de último minuto.

A pesar de todo esto, es importante recordar que se debe mantener un equilibrio entre las decisiones de última hora y la excelencia. Las decisiones no meditadas pueden provocar fallos capaces de lastrar las experiencias del evento. Poner un límite a las decisiones de última hora y saber hasta dónde podemos llegar es también vital si no queremos que sucedan errores en nuestro evento.

Tendencia 2: Digitalización híbrida en los eventos presenciales

Esta también es una de las tendencias de eventos que ha surgido a raíz de las restricciones de este año. Y es que el aprendizaje obtenido a partir de la digitalización de los eventos durante la pandemia seguirá muy presente a lo largo del 2022. Las empresas han podido comprobar el poder, el alcance y la rentabilidad del formato a distancia, y a pesar de que su volumen descenderá, seguirá siendo una de las grandes tendencias de eventos.

Los eventos híbridos serán la gran novedad respecto a los actos pre-pandemia. Los asistentes se han acostumbrado a que exista un soporte digital, a la vez que las empresas comprendieron que se trata de una oportunidad más de negocio. El formato híbrido sigue en alza, ya que permite:

• Aumentar la interacción entre ponentes externos y presenciales, así como con los asistentes, que podrán ver las conferencias en directo o bajo demanda.
• La realidad aumentada y virtual está cada vez más presente en los eventos híbridos, ya que potencia los recursos para el público en remoto.
• Los stakeholders tienen a su disposición un mayor número de herramientas y recursos, lo que genera una interacción masiva.
• La creación de salas de café virtuales, segmentadas según los intereses de los asistentes, permite crear ambientes ideales para el networking.

Por otro lado, y en cuanto a las tendencias de eventos para los congresos virtuales, destaca la profesionalización de la experiencia de los asistentes que, tras probar este formato, demandan experiencias más completas y exigentes. 

Para lograrlo, las empresas deberán: mejorar el equipo técnico para los directos,  mejorar la gamificación enfocada en el branding, con tal de mejorar la interacción de los usuarios de una manera lúdica, y quizá incluso experimentar con nuevos conceptos como el metaverso y los espacios virtuales en 3D personalizados.

Si quieres saber más sobre los eventos híbridos, te recomendamos que veas el siguiente vídeo:

Tendencia 3: Seguridad en eventos

A pesar de la buena evolución de la pandemia, la incertidumbre sobre la seguridad de las grandes convenciones o la posibilidad de que se den nuevas oleadas sigue estando presente. Es por ello por lo que deberemos seguir cuidando las medidas sanitarias durante los eventos presenciales del 2022.

Diseñar espacios seguros continuará siendo fundamental tanto para la salud de los asistentes como para la reputación de nuestra marca. Algunos de los puntos clave que debemos considerar durante la organización de nuestro acto son:

• Limitaciones de aforo presencial. El formato híbrido hará más fácil cumplir con este punto.
• Cumplimiento de los nuevos reglamentos y normas sanitarias. Hay que mantenerse actualizado con la información oficial de la Comunidad Autónoma en la que se desarrollará el evento.
• Distanciamiento social en caso de que la situación sanitaria lo requiera. Hay que tratar de anticiparse a estas condiciones.
• Desinfección de espacios. La limpieza y la desinfección de espacios deberá seguir siendo exhaustiva.
• Tráfico peatonal. Diseñar recorridos unidireccionales para evitar aglomeraciones y cuellos de botella.
• Entrada y salida. Las entradas y salidas del acto deberán estar perfectamente señalizadas, así como tener varias opciones si es posible.

Por otro lado, no debemos olvidar las medidas de seguridad habituales, como la protección de las infraestructuras, la seguridad de los asistentes, un equipo de seguridad profesional o las salidas de emergencia. Si celebramos un evento híbrido o virtual, tampoco podemos olvidarnos de la ciberseguridad y las leyes de privacidad de datos o el RGPD.

Tendencia 4: Valor del trabajo técnico

Que el mundo de los eventos no volverá a ser como antes es algo que ha quedado claro. La transformación digital de estos acontecimientos ha abierto nuevas puertas que hay que tener en cuenta a la hora de reevaluar la industria.

Recuperar el número de asistentes pre-pandemia va a ser complicado por el momento, debido también al auge del formato híbrido. Sin embargo, esto nos debe hacer valorar que los asistentes presenciales están auténticamente comprometidos con la causa. Recuerda: una baja asistencia es también una buena oportunidad para ofrecer una atención más personalizada.

Por otro lado, también se debe poner en valor la complejidad y la responsabilidad de la actividad que ejecuta un partner audiovisual: para sensibilizar al sector y a los clientes. Por supuesto, también debemos valorar el trabajo técnico y los medios humanos tanto antes como durante y después del evento. Solo así podremos optimizar su organización.

Tendencia 5: Speaker remoto

Esta es una de las tendencias de eventos más importantes, y es que la figura del speaker remoto está cogiendo cada vez más fuerza debido a la mayor exigencia de los asistentes a actos digitales. Cuidar este aspecto es fundamental si queremos crear un ambiente apropiado y capaz de atrapar a la audiencia, que suele distraerse más fácilmente en el mundo online. Elaborar un storytelling y narrarlo adecuadamente puede ser una buena solución a este reto.

Por su lado, el planificador deberá brindarle todo el apoyo necesario a su speaker remoto y verificar que dispone de un set-up adecuado para realizar su trabajo. Por supuesto, también deberemos encontrar el perfil que mejor se adapte a nuestro evento, proporcionarle toda la información necesaria y realizar ensayos junto a él/ella.

Por otro lado, el speaker deberá conocer a la perfección al público al que se está dirigiendo, cuidar su entorno, su imagen y cualquier cosa que se vea en pantalla. También es una buena idea familiarizarse con las herramientas que se van a utilizar, tener un guión a mano, cuidar la voz o mostrar una actitud enérgica y auténtica.

Esperamos que este artículo sobre futuras tendencias en eventos te haya sido de utilidad. Muy pronto podrás descubrir todas las tendencias de eventos para 2022 en nuestro Nuevo Ebook Gratuito. 

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