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La organización de eventos está cambiando el paradigma de actuación debido a la situación actual, y términos como el del evento online, que a penas se oían hace unos años, ahora están teniendo su momento más álgido.
Los eventos online pueden ser la oportunidad clave de tu negocio, pues llevan funcionando varios años en diversos sectores. Jornadas, presentaciones, convenciones... Con ellos es mucho más fácil conseguir leads o llegar a una audiencia amplia y lejana. ¿Pero qué tienes que hacer para organizar un evento online y que realmente tenga éxito? ¡Nosotros tenemos la respuesta!
Lee el siguiente artículo, o si lo prefieres, visualiza el contenido a través del siguiente vídeo de nuestro canal:
¿Qué ventajas tiene un evento online?
Los eventos tradicionales, los offline, han sido siempre una buena oportunidad para lograr reconocimiento y posicionamiento de marca. No obstante, el contexto derivado de la COVID-19 ha provocado la proliferación y el asentamiento de los eventos online.
Su formato ofrece muchas ventajas, por eso, actualmente son una de las formas más demandadas para celebrar seminarios, conferencias, demostraciones de producto o cualquier tipo de evento corporativo.
La principal, y más famosa característica de los eventos online, es el hecho de que pueda asistir cualquier persona, desde cualquier parte del mundo sin tener que desplazarse. Además, un evento online puede suponer en cierta manera un ahorro en la búsqueda de espacios, decoraciones y otros aspectos físicos y tangibles para la empresa.
Claves para realizar un evento online con éxito
Si estás pensando en organizar un evento online y quieres conocer cuáles son las claves para que sea exitoso, ¡no dejes de leer!
Primero de todo, y como decimos siempre, es importante que tengas claro y bien definido el objetivo del evento para saber quienes serán tus participantes y qué atmosfera vas a crear. A partir de aquí, será mucho más fácil identificar los primeros steps para la ejecución de tu evento online.
1. Escoge la plataforma que mejor se adapte a tu evento
Hoy en día, existen infinitas herramientas que facilitan que varias personas puedan reunirse o “juntarse” de forma virtual. Plataformas como Zoom, Google Hangouts o StreamYard ofrecen la posibilidad de conectar a muchas personas a la vez para comunicarse de forma efectiva.
Además, puedes utilizar la página web de tu empresa, crear un entorno 3D específico, o incluso hacer un evento express online a través de tus redes sociales. Es importante tomar estas decisiones teniendo siempre en mente el público al cual te quieres dirigir.
Además, dependiendo de la herramienta que elijas dispondrás de unas u otras funcionalidades. Pese a que la confección de estas plataformas es más o menos similar, si creas un espacio ad hoc a tus objetivos, podrás decidir el foco de tu comunicación: centrarte más en un discurso expositivo o bien incitar la colaboración y buscar una comunicación bidireccional.
2. Elige entre el directo o el diferido
Según el tipo de evento online, puede ser necesario que la transmisión sea en directo, especialmente si esperas que los asistentes participen y hagan preguntas o bien si hay algún tipo de dinámica interactiva como encuestas.
Sin embargo, en muchas ocasiones, dar la opción a los asistentes de que puedan verlo en diferido puede ser beneficioso porque de esta manera tu público no deberá adaptarse a tus horarios y podrá consumirlo cuando tenga tiempo libre.
Si tu objetivo es llegar a la mayor audiencia posible y permitir una mejor organización, debes saber que el diferido tiene más ventajas. El directo a veces conlleva contratiempos y más tiempo de preparación. Además, el diferido te permitirá corregir fallos y hacer pequeños ajustes sin que nadie se percate de ello.
3. Adapta el evento a tu público
Estudia tu público para crear un evento online a su medida. Este punto es fundamental para poder preparar una experiencia que se adapte totalmente a sus inquietudes y necesidades. De esta manera podrás determinar cuestiones como la duración del evento, su dinámica o la fórmula de acceso (sin códigos ni claves en el caso de que tu público no domine demasiado la tecnología o bien quieras llegar al mayor número de gente posible.)
Siempre es importante dar instrucciones claras sobre cómo acceder o manejar la plataforma en la que se celebre el evento online para que nadie se quede atrás ni haya problemas de acceso.
4. Adapta el evento a los teléfonos móviles
El 91% de los usuarios de internet ya acceden desde el móvil y con una media de 3h y 22 minutos al día, apunta el Informe Ditrendia: Mobile en España y en el mundo 2020.
Hoy en día, la inmensa mayoría de la población consume contenido a través de dispositivos móviles y está acostumbrada a visibilizar los eventos online a través de su smartphone. Adaptar el evento al mobile puede ser un factor decisivo para asegurar la asistencia, ya que facilitar el acceso desde cualquier dispositivo puede favorecer que tu público tenga más disponibilidad para asistir.
Asegúrate también que el diseño de tu evento online es responsive y asegura una buena experiencia de usuario. La plataforma elegida debe tener un manejo intuitivo en ambos formatos, móvil y ordenador, y, además, es importante tener en cuenta el tamaño de los textos y las imágenes, así como su calidad para asegurar que se carguen en un tiempo óptimo y se visualicen bien desde una pantalla pequeña.
5. Promociona tu evento online
En el caso de los eventos online, es recomendable contar con una landing page que brinde a tu público toda la información del evento. Debe ser el site que resuelva todas sus dudas acerca de la celebración y les anime a apuntarse.
Es importante, además, asegurar una buena difusión del evento online. En este sentido, el panorama digital ofrece infinitas herramientas, como las redes sociales o las campañas de mailing, que te pueden ayudar a darle voz a tu celebración.
Cuando consigas atraer al público a la landing page es fundamental que la información sea clara, esté bien estructurada y llame a la acción. Al final queremos que tu público se apunte al evento online y de esta forma podrás empezar a trabajar tu Base de Datos. Todas las personas que se registren compartirán información relevante que más tarde puedes utilizar para trazar estrategias de engagement. Y es que la producción de eventos online es una estrategia excelente para trabajar el marketing y la comunicación experiencial en tu compañía.
Organizar un evento online puede ser sencillo si aseguras una buena preparación y cuentas con las herramientas tecnológicas necesarias. Hoy en día, tras la digitalización y el contexto derivado de la COVID-19 hay muchas más opciones en el mercado que facilitan la producción y la puesta en escena como los eventos en entornos virtuales, eventos híbridos, etc.
Si quieres conocer en profundidad en qué consisten y qué beneficios tienen los eventos virtuales, te recomendamos ver el siguiente vídeo de nuestro canal:
