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Muchas empresas llevan años trabajando en el desarrollo de herramientas de comunicación digitales... Pero sin lugar a dudas, el factor COVID 19 ha propiciado una aceleración de todo este proceso.
¡Y el mundo de los eventos no se ha visto menos afectado! Este año se han vuelto más tendencia que nunca la organización de eventos virtuales, que pese a llevar años trabajándose en las grandes compañías eran poco conocidos por muchos de nosotros.
Si prefieres visualizar el contenido de este artículo en formato audiovisual, aquí te dejamos el siguiente vídeo:
El mundo digital y sus beneficios en la medición de datos
La inminente digitalización de los eventos virtuales o eventos híbridos nos brinda, por un lado, la posibilidad de multiplicar su rendimiento (asistentes, conexión entre países, etc), y por el otro, nos da un mar de datos para analizar.
En este artículo te contaremos cómo medir el ROI de tu evento virtual y qué KPI puedes utilizar para lograrlo.
¿Cómo medimos el éxito en nuestro evento virtual?
Para definir con certeza el nivel de éxito que alcanzamos con nuestro evento, primero necesitamos tener definidos nuestros objetivos, que pueden ser ventas, reconocimiento de marca, generación de leads, educación, etc.
Con esa idea clara en mente, entonces vamos a pasar al diseño de nuestro ROI (return over investment), o sea, los resultados obtenidos sobre la inversión realizada. Si quieres conocer este tema en profundidad, te recomendamos leer el siguiente artículo: ¿Cómo medir el ROI en eventos y aprender a optimizarlo?
Para medir el ROI es importante definir los parámetros que para nosotros son importantes, o sea, los que nos indicarán el cumplimiento de nuestros objetivos. Aquí es cuando entran en juego los KPIs del evento.
KPI para definir el éxito de nuestro evento virtual
Los KPI (Key Performance Indicators) son aquellos datos que nos permiten interpretar y medir los factores que determinan el éxito de nuestro evento.
¿Pero qué pasa cuando lo que nos importa proviene de cuestiones emocionales y de comportamiento? Bien, en estos aspectos los eventos virtuales nos permiten obtener una gran cantidad de indicadores que podemos utilizar para crear el tablero de control de nuestro ROI.
Algunas plataformas almacenan los datos automáticamente sobre lo que sucede (como Analytics o Hubspot), pero quizás tengamos que ir a buscar información adicional a otras plataformas con el fín de expresarlo todo en una misma tabla.
¿Qué KPIs nos pueden ayudar a medir el éxito de nuestro evento virtual? Aquí te dejamos algunos ejemplos:
- Total de inscripciones
- Check-in del evento
- Visitas a la página web
- Visitas y conversiones de la landing page del evento
- Visualizaciones y CTR de los avisos promocionales del evento (Google, Facebook, Instagram, etc.)
- Encuestas de satisfacción de los asistentes
- Participación de los asistentes
- Tasa de respuesta en encuestas y preguntas
- Menciones y participación en redes sociales
- Apertura y CTR de correos electrónicos
- Suscribes or Unsuscribes en nuestras listas de newsletter
- Ponencias con mayor participación de asistentes
- Tasa de abandono durante las ponencias
- Momento de abandono durante una ponencia
- Búsquedas en Google Trends sobre nuestra marca o la temática del evento
En este momento vale la pena destacar la importancia de tener un buen proveedor tecnológico y audiovisual para asegurar el éxito en este tipo de eventos, como así también la recopilación e interpretación de datos.
¿Cómo podemos aprender de los datos obtenidos en un evento virtual?
Toda esta información nos va a ser de gran ayuda, tanto si queremos repetir el evento, como seguir trabajando en otros aspectos para conseguir nuestros objetivos, aún después de celebrado el mismo.
Para poner en un plano práctico esta información, aquí te dejamos 2 ejemplos de acciones que suelen tomar las empresas con esta información:
1. Personalización de acciones a SQLs potenciales
Si detectamos que muchos de nuestros prospectos han tenido una gran interacción con nuestras acciones, pero por algún motivo no han avanzado hacia la conversión, entonces sabemos que su temperatura ha aumentado y podemos plantearnos acciones más concretas para corregirlo. Cómo ofrecer demostraciones de producto, programar llamadas comerciales, etc.
2. Creación de acciones ad hoc según la participación con el contenido
Si notamos que una de las ponencias tuvo una gran tasa de abandono en un momento determinado, entonces podemos planificar una acción de email marketing para recuperar la atención en los participantes, o avisarles cuando vaya a empezar el/la próximo/a ponente. Si la tasa de abandono fue por hora punta en horario laboral, podemos enviarles la grabación a posteriori.
La cantidad de acciones que se pueden desarrollar para el cumplimiento de nuestros objetivos es innumerable. Pero todas tienen un factor en común: la recolección inteligente e interpretación de datos.
Tecnología para eventos, medición del ROI y beneficios
Aprovechar las herramientas interactivas de los entornos virtuales es un gran punto de valor añadido y nos ayudará a cautivar la atención de nuestro público.
Un evento virtual no es una reunión pasiva en Zoom o Google Meet y ninguna medición de ROI nos va a satisfacer si no exprimimos al máximo nuestras posibilidades.
Para lograrlo, los eventos virtuales cuentan con un repertorio de herramientas para mejorar la experiencia y participación de todos, como por ejemplo:
- Virtual Stages & Realidad aumentada
- Salas de exposiciones virtuales
- Aplicaciones móviles propias del evento
- Aplicaciones de juegos, concursos y participación
- Salas de networking
- Foros de discusión distribuidos en temáticas de interés
- Salas de entrevistas con expositores o influencers
- Salas de talleres
Un evento virtual bien ejecutado mejora la experiencia entre marca-usuario. Esperamos que este artículo te haya resultado útil para conseguirlo.
