Plan de seguridad en eventos: por qué es esencial en producción técnica audiovisual

En el corazón de cualquier evento exitoso hay un elemento invisible pero crucial: un plan de seguridad sólido. En la organización de un evento, la seguridad no es una opción, sino una condición imprescindible para que todo funcione como debe. Desde el montaje de pantallas LED suspendidas hasta el control de estructuras de rigging o la coordinación de múltiples sistemas de sonido e iluminación, cada detalle técnico implica riesgos potenciales si no se gestiona correctamente.

Para agencias que operan bajo presión, con deadlines ajustados y expectativas internacionales, un fallo de seguridad puede arruinar semanas de preparación. Por eso, la gestión de la seguridad en eventos debe estar integrada desde la fase de diseño: no se trata sólo de cumplir normativas, sino de anticipar, coordinar y prevenir durante todas las fases del evento: montaje, ejecución y desmontaje.

Un buen plan de seguridad garantiza que los equipos funcionen de forma fiable y segura, protege al público, al equipo técnico y a la reputación del evento.

Cómo impacta la seguridad en el éxito de la producción audiovisual

La producción técnica audiovisual es una coreografía precisa donde cada componente —desde estructuras de rigging hasta el cableado o la sincronización de vídeo— debe funcionar en armonía total. Sin embargo, cada uno de estos elementos conlleva riesgos técnicos que, si no se gestionan desde un enfoque preventivo, pueden comprometer gravemente el resultado del evento.

Cuando hablamos de seguridad, no solo nos referimos a cumplir con la normativa: se trata de proteger personas, equipos y marcas. Un protocolo de seguridad mal definido o inexistente puede desencadenar problemas como fallos estructurales, interrupciones técnicas o accidentes.

Los eventos de gran envergadura —como congresos internacionales, lanzamientos de marca o experiencias inmersivas— exigen un plan de seguridad específico. Todo el despliegue técnico debe adaptarse a las exigencias del espacio y a las normativas locales, sin comprometer la creatividad ni la excelencia técnica.

Novelty asume esta responsabilidad integrando la seguridad técnica desde la conceptualización del evento, asegurando que cada decisión creativa vaya acompañada de una estrategia de prevención sólida. 

Por qué la gestión de la seguridad de los eventos es fundamental en la producción audiovisual

La producción audiovisual es una coreografía de precisión: estructuras de truss, rigging, cableado intrincado, iluminación y sincronización de vídeo en tiempo real, operaciones elevadas en condiciones de baja visibilidad. Cada elemento técnico implica un riesgo técnico que debe ser evaluado y controlado mediante un plan de seguridad integral.

Ignorar la seguridad técnica en la producción audiovisual no sólo es un descuido, sino una amenaza directa para el éxito del evento. Los eventos de gran repercusión exigen socios capaces de adaptar el despliegue audiovisual de alto nivel a las expectativas de seguridad de recintos, aseguradoras y clientes.

Un solo descuido técnico (equipos AV sobrecargados, cableado sin protección, estructuras inestables) puede poner en peligro el evento y dañar la reputación de todos los implicados. Por eso, Novelty integra el protocolo de seguridad desde la fase de diseño, convirtiendo la seguridad en una parte esencial del proceso creativo y la gestión del espacio.

Retos reales para las agencias en eventos de alta tecnología AV

Las agencias que trabajan en eventos con grandes cantidades de medios audiovisuales se enfrentan a retos técnicos y logísticos específicos que exigen algo más que creatividad: requieren una gestión de riesgos técnicos de nivel experto y un plan de seguridad bien estructurado.

1. Planificación audiovisual sin margen de error: desde las pantallas LED suspendidas hasta los complejos montajes de iluminación del escenario, todo debe estar en consonancia con el análisis de riesgos, los planes de distribución de energía y las vías de acceso seguras. Cada fase debe estar respaldada por un protocolo de seguridad técnico que permita un despliegue fluido y sin incidencias.

2. Coordinación de montajes complejos y protocolos de seguridad: la coordinación de múltiples proveedores, el uso compartido de espacios, la planificación de salidas de emergencia... todo ello requiere que los equipos de producción técnica audiovisual sigan procedimientos de seguridad desde el montaje hasta la hora del espectáculo.

Cómo implementar una estrategia de seguridad en producción audiovisual

Una estrategia efectiva de seguridad técnica no se improvisa. Requiere planificación, coordinación y una ejecución rigurosa, especialmente en entornos de alta exigencia como los eventos corporativos y ferias internacionales. En este contexto, contar con un plan de seguridad sólido marca la diferencia.

1. Evaluación de riesgos técnicos: identificar los límites de carga de los equipos, la capacidad eléctrica, las vías de acceso público y del equipo y las zonas críticas es el primer paso para garantizar una producción técnica segura. En esta fase, realizar una visita técnica al espacio del evento, puede resultar extremadamente valioso.

2. Protocolos de seguridad definidos: las guías de montaje / configuración documentadas, los procedimientos de distribución de la cargas, el control entre bastidores y uso obligatorio del EPI son componentes clave de los protocolos de seguridad operativos.

3. Gestión de zonas de riesgo: una clara delimitación de las zonas de montaje, rigging, tendido de cables y y zonas del backstage ayuda a evitar interferencias, accidentes o interrupciones durante la producción audiovisual.

4. Coordinación con los responsables del recinto y de seguridad: inspecciones conjuntas, protocolos de evacuación alineados y canales de comunicación en tiempo real permiten una respuesta ágil ante cualquier imprevisto.

5. Planificación de la respuesta en caso de emergencia: salidas de emergencia, procedimientos de parada técnica y simulacros específicos completan un plan de seguridad robusto y adaptado al evento.

Caso de éxito: KubeCon + CloudNativeCon Europe 2025 - Londres

En abril de 2025, en el centro de convenciones ExCeL London, Novelty fue el partner responsable de la producción técnica audiovisual de uno de los eventos tecnológicos más relevantes del año: KubeCon + CloudNativeCon Europe.

Elementos clave del despliegue técnico:

• Main LED wall de 30 m × 5 m con pixel pitch 2.6 mm + proyección láser con integración total entre señal local, streaming internacional y broadcasting. 

• Sistema de sonido envolvente basado en L-Acoustics KaraII PA, con frontfills, monitores, subgraves, y streaming/recording desde consolas PM5 y DM7C. 

• Complejo sistema de iluminación en plenaria con 96 unidades (ej. 22× Martin MAC Viper Wash DX, 20× Ayrton Rivale + 46× Robe Tarrantula, 8× Aura XIP, 10× Chauvet Color Strike, 10× Ayrton Rivale + 22× Robe Tetra en suelo), más escenografía LED dinámica.  

• Soporte para 22 salas de sesiones simultáneas, con cambio de ponentes cada 20 min, demos en vivo y streaming de overflow, soporte técnico ultrareactivo- y sistemas de sonido configurados al segundo.

Medidas aplicadas del plan de seguridad:

• Inspecciones técnicas in situ realizadas con antelación y certificaciones de seguridad aprobadas.

• Acceso y zonificación escalonados del equipo audiovisual.

• Uso obligatorio de EPI, supervisión continua y cumplimiento total de todos los protocolos de seguridad definidos por el recinto y organización.

Resultado: ejecución impecable, cero incidentes, pleno cumplimiento de las normas internacionales de seguridad.

Ventajas de la gestión integrada de la seguridad audiovisual

Integrar un plan de seguridad desde el inicio de la producción técnica audiovisual no solo minimiza riesgos: transforma la forma de trabajar, mejora la eficiencia operativa y refuerza la percepción profesional de la agencia y del evento.

• Eficiencia operativa: menos retrasos, mayor fluidez en los montajes y desmontajes, y mejor coordinación entre equipos. Una correcta gestión de los riesgos técnicos reduce los imprevistos y asegura un desarrollo sin interrupciones.

• Reducción de costes: evitar daños en equipos o accidentes técnicos disminuye el gasto en seguros, reparaciones y penalizaciones contractuales.

• Mejora de la reputación: la confianza del cliente crece cuando percibe que la seguridad técnica es una prioridad y que se trabaja con criterios internacionales.

• Cumplimiento normativo: cumplir con las normativas locales e internacionales en materia de seguridad es fundamental, especialmente en espacios públicos o ferias de gran escala.

• Ejecución sin estrés: un protocolo de seguridad bien definido proporciona seguridad al personal técnico, tranquilidad al cliente y estabilidad al proyecto.

Seguridad y producción técnica: una alianza imprescindible

La producción técnica audiovisual de alto nivel se sostiene sobre dos pilares imprescindibles: la excelencia técnica y un sólido plan de seguridad. Para las agencias que aspiran a ofrecer experiencias únicas, cumplir con los más altos estándares no es suficiente: también deben garantizar que cada detalle se desarrolle en un entorno seguro, controlado y sin margen para errores.

En Novelty, la seguridad técnica no es un complemento: es parte de nuestro ADN. Diseñamos cada evento con una visión estratégica que prioriza tanto el impacto visual como la fiabilidad operativa, incorporando protocolos rigurosos y soluciones adaptadas a cada espacio y cliente.

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