A la hora de organizar un evento, es muy importante seleccionar buenos proveedores, ya que al fin y al cabo, son ellos los que proporcionan a la empresa los recursos materiales, humanos y financieros para la correcta ejecución del evento.
Es conveniente contratar proveedores de prestigio, que sean reconocidos y respetados y que nos ofrezcan condiciones coherentes y alineadas con el propósito de nuestro evento. ¿Quieres saber cómo llevar a cabo una gestión óptima de proveedores? ¿Conocer los fallos más habituales que cometemos en el proceso de selección de los proveedores? ¡Sigue leyendo!
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¿Qué es la gestión de proveedores y qué tipos hay?
Se conoce como gestión de proveedores al proceso de iniciar y desarrollar relaciones con proveedores de bienes y servicios que una empresa compradora ("el comprador") necesita para sus operaciones diarias y el cumplimiento de su misión.
Cuando escogemos estos partners, es necesario que analicemos varios factores para evaluar la calidad. Además, sería bueno compararlos entre ellos, para acabar escogiendo la mejor opción. El principal objetivo de este proceso es alcanzar la mayor calidad al mejor precio (que no significa quedarnos con la opción más económica).
Pero debemos decirte que no existen 2 eventos iguales, por lo que no hay una sola fórmula establecida para seleccionar cuál será el mejor proveedor para un evento. La mejor opción es estudiar las empresas aparentemente iguales (sector de especialización, materiales y herramientas con las que trabajan, punto diferenciador, timings, presupuesto, etc) y ponerlo en comparación con las necesidades de nuestro evento para encontrar la mejor opción.
Tipos de proveedores
- Agencias como Productoras, Agencias de eventos, organizadores profesionales de congresos (OPC), agencias de comunicación y márketing, DMC, etc.
- Venues (o espacios para eventos): como hoteles, Palacios de congresos o convenciones, Auditorios, Restaurantes, Espacios singulares, discotecas…
- Servicios técnicos: aquí englobamos a las empresas audiovisuales como Dushow, Sistemas de acreditaciones para eventos, Empresas de grupos electrógenos, Softwares y apps para eventos, …
- Diseño y decoración: como Escenografía, Alquiler mobiliario, sanitarios, carpas, diseño y confección de Stands, Impresión digital…
- Transportes: como Alquiler camiones, Alquiler autobuses, coches…
- Catering: para seleccionar el menú que se ofrecerá a los invitados del evento.
- Personal para eventos: como por ejemplo conferenciantes, traductores, azafatas, seguridad, fotógrafos…
- Actividades y entretenimiento: como artistas, team building, gamificación, grupos musicales...
12 Claves para elegir a un buen proveedor
A continuación queremos recapitular los puntos más importantes en 12 puntos clave del proceso de selección de proveedores que te ayudarán a elegir el mejor partner estratégico:
- Primero de todo debemos tener claro el objetivo del evento y qué necesitamos de cada proveedor. De esta forma será mucho más fácil la elección.
- Disponer de un buen briefing con toda la información necesaria de nuestro evento será de gran ayuda para comunicarnos con nuestros proveedores.
- Tener claro el presupuesto que disponemos de forma global y para cada partida del evento nos ayudará a poner foco y escoger de forma adecuada al aliado que mejor se adapte a nuestras necesidades.
- Buscar diferentes proveedores para contar con alternativas. Lo podemos hacer a través de distintos buscadores, porque nos los hayan recomendado o porque ya hemos trabajado con ellos.
- Solicitar 2 o 3 presupuestos y compararlos.
- Revisar los contratos. Debemos asegurarnos de que todo esté bien claro desde el inicio para evitar cualquier sorpresa.
- Seleccionar al o los proveedores que mejor cumplan o se adecuen a las necesidades de nuestro evento.
Estas son algunas de las consideraciones más comunes:
- Prestigio de la empresa
- Capacidad de respuesta
- Grado de especialización
- Verificamos si nos dan garantías o certificaciones de calidad en sus productos o servicios
- Analizar el riesgo del proveedor seleccionado y medidas preventivas.
- Comprar y elaborar las órdenes de compra correspondientes para ello.
- Crear un buen sistema de pagos a proveedores que nos garantice una buena relación con ellos a largo plazo, además de construir una red de contactos fieles.
- Mantener una buena comunicación durante todo el proceso organizando reuniones semanales/mensuales, feedback por email, llamadas o videoconferencias, etc.
- Buscar proveedores de forma constante por si nos surgen otras necesidades, u otro parner está a la última de las novedades del sector, y puede ayudarnos a mejorar.
Errores comunes a la hora de elegir proveedores
Existen algunos errores que son muy frecuentes a la hora de escoger proveedores. Es por eso que queremos explicarte cuáles son los errores más repetidos y además, darte algunos consejos para poder evitarlos.
ERROR DE TIEMPOS
- ¿De qué trata?: No empezar la selección de proveedores con el tiempo suficiente.
- Consejo: Hacer un calendario con antelación
ERROR DE COMPRENSIÓN
- ¿De qué trata?: Falta de comprensión en las propuestas económicas o malas interpretaciones
Consejo: Asegurarse de comprender cada detalle y si hay dudas… ¡Preguntar!
ERROR DE ELECCIÓN
- ¿De qué trata?: Escoger un proveedor sin experiencia en el tipo de evento que vamos a organizar.
Consejo: Pedir referencias o los casos de éxito más recientes.
También podemos comenter un error de elección si no nos informamos bien del estado y solvencia económica de nuestro proveedor:
- ¿De qué trata?: No informarnos sobre la salud financiera de nuestro proveedor. Seleccionar un proveedor destinado a cerrar es la peor elección que podemos hacer.
Consejo: Sacar informes de nuestro proveedor
ERROR ECONÓMICO
- ¿De qué trata?: Elegir el más económico sin tener en cuenta otros parámetros. ¡A veces lo barato sale caro!
Consejo: pregunta a tu proveedor antes de contratarlo ¿Porqué os podéis permitir un precio menor?
¿Por qué te interesa trabajar con proveedores en tu evento?
Algunas de las ventajas que aporta trabajar con proveedores a la hora de organizar un evento son las siguientes:
- Anticipación y aportación de soluciones cuando los mercados cambian
- Aumentar el nivel de calidad en los productos o servicios de tu evento
- Estar bien preparado y aconsejado
- Aportación de creatividad
- Obtener mejores precios
- Disponer de profesionales expertos en cada disciplina
- Ahorro en costes, tiempo y energía
- Garantizar la seguridad en los procesos de tu evento
En conclusión, cuando pensamos en organizar un evento, asociarse con proveedores de prestigio nos ayudará a marcar la diferencia además de lograr el éxito. .