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Si alguna vez te has planteado cómo organizar una feria o has organizado una, sabrás que es una tarea titánica. Incluso si se trata de un pequeño evento, coordinar los puntos más importantes y cuidar hasta el más mínimo detalle, sobre todo la parte técnica y de producción audiovisual, requiere de un gran trabajo de planificación.
Para facilitarte las cosas, en este artículo te ofrecemos 5 consejos básicos sobre cómo organizar una feria con éxito, factores que todo organizador debe tener en cuenta si desea alcanzar sus objetivos y que los asistentes lo recuerden como una grata experiencia.
1. Definición de objetivos y elección del espacio
Si te preguntas cómo organizar una feria, el primer punto que debes tener claro son tus objetivos. ¿Por qué estás organizando este evento? El lanzamiento de un producto, conseguir nuevos clientes, ampliar tu red de contactos… Sea cual sea la finalidad, debes tenerla muy clara antes de empezar a planificar cualquier cosa.
Hablando de planificar, otro principio fundamental es hacerlo con la suficiente antelación. Esto aumentará considerablemente tus posibilidades de éxito. La elección del espacio más adecuado según tus objetivos y tipo de audiencia será, sin duda, otro elemento a cuidar.
Presupuesto
Todos los puntos anteriores, así como los siguientes, estarán sujetos a un componente más que importante: el económico. Definir el presupuesto disponible te ayudará a saber cómo organizar una feria, ya que te ofrecerá muchas pistas sobre hasta dónde puedes llegar y cómo puede ser tu evento. Cuanto más detallado sea el presupuesto, mayor será tu ratio de éxito.
En el siguiente vídeo te explicamos en detalle cómo interpretar el presupuesto de la producción audiovisual de un evento para que dispongas de toda la información necesaria para tu próximo evento:
2. Audiencia y número de asistentes
¿Cómo organizar una feria si no conoces a tu audiencia o no puedes predecir el volumen de asistencia? Es casi imposible. Como ves, todos los puntos se interrelacionan, puesto que conocer nuestros potenciales asistentes y sus intereses es tan fundamental como definir los objetivos.
Calcular el número de asistentes esperados será necesario para redimensionar los recursos tecnológicos y humanos que vas a necesitar, así como la elección del lugar de celebración. Por supuesto, esto también te ayudará a definir el programa de actividades, expositores, patrocinadores, etc.
3. Equipo técnico y equipo audiovisual necesario
Una vez definidos los elementos anteriores, lo siguiente es cada vez más complicado: la contratación del equipo técnico es un factor crítico que se ha tornado una tarea difícil para muchos organizadores.
Los profesionales especializados escasean en el sector, por lo que contar con un buen proveedor podría ser crucial. Asimismo, el equipo audiovisual tampoco es fácil de seleccionar y adaptar si no estás habituado, así que el trabajo de planificación se multiplica.
Iluminación y espacios
La iluminación es otro aspecto fundamental en cualquier evento, ya que es el elemento que tiene mayor influencia en la atmósfera que se quiere crear. Por eso, es importante saber cómo organizar una feria en función de la iluminación que vayamos a usar. Se debe tener en cuenta tanto la luz natural como la artificial y diseñar una iluminación adecuada para cada espacio. Encontrar el equilibrio es esencial si queremos crear una experiencia gratificante.
Sonido
Para saber cómo organizar una feria hay que tener muy presente el sonido. Se trata de un componente indispensable de la producción audiovisual. Una buena elección de micrófonos y altavoces hará que el sonido llegue con claridad y nitidez a todos los espacios, tanto a los escenarios principales como a las estancias secundarias. Proporcionar un buen sonido se da por sentado, pero un mal sonido podría arruinar todo el evento. Asegúrate de que disponer de todo el equipo material y técnico necesario.
Si quieres conocer las claves indispensables para una gestión óptima del sonido en tus próximos eventos, te recomendamos ver el siguiente vídeo:
Experiencia con pantallas y proyecciones
Las pantallas han dejado de ser solamente informativas y han pasado a formar parte de la experiencia. Los asistentes esperan tener sensaciones audiovisuales sorprendentes. Junto a las proyecciones, las pantallas LED son tus mejores aliados. La calidad de imagen, la originalidad y la imaginación deben acompañar a una realización perfecta y una estrategia bien definida.
4. Búsqueda de patrocinadores
¿Cómo organizar una feria increíble con un presupuesto ajustado? La respuesta está en los patrocinadores. Buscar patrocinadores no solo te ayudará a cubrir gastos, sino que también ampliará tus posibilidades y aumentará la difusión de tu evento. Debes idear una estrategia llena de beneficios para atraer los patrocinadores que deseas.
5. Difusión y plan de marketing
Finalmente, para asegurar el éxito de una feria es fundamental contar con un buen plan de difusión y marketing. Es importante dar a conocer el evento a través de diferentes canales, como las redes sociales, medios de comunicación locales y nacionales y otros canales de publicidad, tanto tradicionales como online. Generar expectativa y atraer más y más asistentes es otro factor elemental que se debe trabajar.
Esperamos que estos cinco consejos básicos sobre cómo organizar una feria te hayan sido de utilidad. Recuerda revisar cada uno de los puntos mencionados y realizar una planificación con la mayor antelación posible. Si quieres seguir aprendiendo más sobre organización de eventos y producción técnica, te invitamos a visitar nuestro blog y suscribirte a nuestro canal de YouTube. ¡Hasta la próxima!
