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Los eventos deportivos llevan tiempo en auge y seguirán marcando tendencia durante los próximos años, la práctica del deporte y llevar una rutina sana a diario es de vital importancia.
Además, los resultados obtenidos con este tipo de eventos son muy rentables, ya que acostumbran a lograr altas tasas de participación, en parte debido al gran número de fans que acuden a este tipo de eventos. Esto quiere decir que son una oportunidad muy buena para aprovechar y llevar a cabo acciones como el lanzamiento de un nuevo producto o la promoción de una marca.
Por eso, en este artículo repasamos los 6 puntos clave para organizar un evento deportivo de forma eficiente y aprovechar al máximo todas las ventajas que ofrece para obtener un mayor beneficio.
Antes de empezar, si prefieres visualizar el contenido de este artículo en vídeo, aquí lo tienes:
1. Determina el objetivo de tu evento deportivo
Como siempre decimos en Dushow, el primer paso para organizar cualquier evento, ya sea deportivo, como en este caso, de moda o empresarial, es determinar qué finalidad tiene. Este punto es muy importante ya que, dependiendo de cual sea tu objetivo, hay una serie de factores y decisiones que van a condicionar el evento.
Por ejemplo, quizás estás buscando atraer a nuevos clientes, dar a conocer tu marca y/o fomentar la cohesión entre un grupo de personas. Y debes preparar el evento pensando en estos objetivos que tienes en mente.
Además, un consejo importante: piensa en el momento actual y el background de tu empresa, así como tu visión de marca y hacia dónde quieres dirigirte. Si tienes en cuenta este contexto, conseguirás que los invitados estén alineados con tu marca y compartan tus objetivos.
2. Ten claro el deporte protagonista y los participantes en el evento
Una vez ya tienes claro tus objetivos y el contexto de tu entidad, es muy importante decidir la temática deportiva, es decir, qué deporte será el protagonista de tu evento. Evidentemente esto depende de los embajadores que protagonicen tu evento y los participantes que lleven a cabo las actividades que se desarrollen en tu evento.
Pongamos el ejemplo de que eres una marca de ropa especial para ciclistas. En este caso, es lógico que el ciclismo sea el eje central sobre el que gire todo el evento. Y así mismo, las personas que participen deberían estar interesadas en este deporte.
Aun así, también puedes usar el eje deportivo para comunicar los valores de tu compañía, utilizando la filosofía del colectivo que lo practica como punto de unión. Por ejemplo, algunas marcas de ropa urbana y juvenil invitan a rollers y skaters para reivindicar su papel y su filosofía de vida, ligado a su forma de vestir.
Es decir, puedes crear un lazo entre tu marca y una filosofía, deporte o estilo de vida que sea acorde a tus valores y con la quieras que te asocien.
3. Define las tareas y timings para el evento
En la organización de eventos deportivos, hay algunos factores muy importantes que no se pueden pasar por alto, como por ejemplo la legislación que regula estos eventos, el aforo dependiendo del lugar en el que se vaya a celebrar, el timing o los patrocinadores. Además, es posible que también quieras organizar actividades específicas, contratar un catering y definir el momento de la comida, pica pica o cena.
Para llevar a cabo una organización exitosa, es recomendable tener una lista donde puedas apuntar todas estas cuestiones, asignar responsables y deadlines. Esto hará más fácil la organización del evento deportivo, además de establecer un calendario interno con responsables para cada momento.
Así, podrás controlar todas las variables y tareas previstas a medida que se vayan cumpliendo.
4. Decide fecha y lugar
La fecha es importante en cualquier evento, pero en la organización de eventos deportivos, deberás tener en cuenta que no se celebre ningún otro evento por el mismo motivo de celebración que tú, cercano a estas fechas.
En la organización de eventos deportivos también es crucial el espacio. La mayoría de eventos de este tipo suelen ser en espacios abiertos, y si este es tu caso debes tener en cuenta factores como el clima. Es decir, saber si la lluvia puede causar la cancelación del evento. Por eso, el lugar del evento podría condicionar también la época del año en la que se celebre.
Ten en cuenta también que, dependiendo de si el evento es organizado por una entidad pública (como ayuntamientos) o privada (empresas privadas), es posible que puedas disponer de pabellones deportivos, material y demás instalaciones.
5. Define y coordina actividades complementarias
Anteriormente, hemos establecido que al organizar un evento deportivo debemos tener claro cuál será el deporte principal. Aun así, en muchos casos, estos eventos incluyen otras actividades en su programa para complementar el deporte principal.
En varias ocasiones, los patrocinadores se ocupan de proporcionar estas actividades para promocionar un producto o su marca, pero a veces, deberás encargarte tú de estos espacios.
Si esta va a ser una tarea que corra de tu cuenta, puedes pensar en ofrecer actividades relacionadas con el tema central que mantengan a los asistentes entretenidos y divertidos. Pero ten en mente que es importante diseñar algo que guarde relación con la temática.
Por ejemplo, si seguimos con el evento centrado en ciclismo, una opción sería crear un espacio donde confeccionar de forma personalizada accesorios para el momento del cycling, como por ejemplo palancas para ajustar los neumáticos o riñoneras ajustables.
6. Elige el proveedor audiovisual adecuado
Estarás de acuerdo conmigo que rodearse de proveedores adecuados es de vital importancia para que tu evento sea todo un éxito. Así que si entre tus colaboradores cuentas con un buen partner audiovisual tendrás toda la parte técnica resuelta y te facilitará enormemente el trabajo. ¡Déjate aconsejar por profesionales y especialistas, para poder dedicar tiempo a lo que realmente importa!
¿Quieres saber cómo elegir un proveedor de equipos audiovisuales idóneo para tu próximo evento? A continuación te dejamos el siguiente vídeo:
Y hasta aquí las 6 claves para organizar tu evento deportivo. Si sigues estos pasos, te instruyes en el deporte y el eje temático, además de tener en cuenta las preferencias y preocupaciones de tus asistentes, ¡Seguro que triunfarás!
