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La planificación audiovisual y técnica de un evento es un elemento clave ya se trate de organizar una conferencia, una presentación, un concierto o un lanzamiento de producto. Sin embargo, a menudo se subestima la importancia de una planificación audiovisual y logística adecuadas para lograr una producción exitosa.
En este artículo, te presentamos seis consejos clave para reducir costes y mejorar la eficiencia en tus eventos a través de una planificación audiovisual y logística.
A continuación te detallamos los pasos necesarios a seguir para iniciarte en el proceso de planificación.
1. Define el alcance del evento
En la primera fase en la planificación audiovisual es definir el alcance de la producción técnica del evento.
Necesitas tener una comprensión clara de lo que quieres conseguir. El alcance puede variar según la naturaleza del evento y su impacto potencial en la infraestructura de producción.
Por ejemplo, si deseas producir un evento en vivo con transmisión online (streaming) necesitarás evaluar todos los elementos e infraestructura que este tipo de eventos supone. Por el contrario, si quieres organizar un evento de moda, el alcance y objetivo del evento serán muy distintos.
Evalúa el espacio del evento
Por otro lado, la evaluación cuidadosa del venue o el espacio es un aspecto fundamental para la planificación audiovisual y logística del alcance de las necesidades técnicas.
Esto incluye considerar el tamaño y la forma del escenario, la capacidad de asistentes, la disponibilidad de electricidad, la acústica y otros factores relevantes que puedan afectar la producción técnica y audiovisual. La identificación rápida de posibles desafíos técnicos puede ayudar a reducir costes al permitir que se adopten medidas adecuadas para mitigarlos antes del evento.
2. Haz una lista de todos los recursos necesarios
Es fundamental en cualquier plan de planificación audiovisual, hacer una lista de todos los recursos técnicos necesarios para la producción técnica audiovisual. Este punto debe incluir desde el equipo técnico hasta los materiales (sonido, Iluminación, vídeo, escenografía, pantallas, proyectores y cualquier otro elemento técnico necesario para el evento) y el tiempo necesarios.
De esta manera, podrás planificar la logística de forma adecuada y garantizar que todos los recursos estén disponibles en el momento adecuado.
Si consideras alquilar material audiovisual, debes tenerlo en cuenta en la planificación, pues las tarifas que se aplican para el alquiler de dichos equipos pueden variar mucho dependiendo de distintos factores, como, por ejemplo, la cantidad de días de utilización e inmovilización de dicho material.
Así como si el proveedor audiovisual tiene en su stock el material requerido o bien lo debe subcontratar. Para calcular los costes se aplican tarifas PVP por día y semana.
Si el material lo alquilas sin personal técnico, debes poner especial atención y no dejar ningún equipo alquilado en un espacio poco seguro o sin supervisión, ya que cualquier daño, desperfecto, pérdida de material o incluso robo supondría un incremento en el presupuesto del evento.
Por experiencia propia, recomendamos siempre añadir al presupuesto audiovisual horas de trabajo de personal técnico cualificado. ¡Te ahorrará muchos dolores de cabeza!
3. Ten en cuenta tu presupuesto
La gestión del presupuesto es uno de los aspectos más importantes en la planificación audiovisual y logística en producciones técnicas audiovisuales. Es fundamental tener un presupuesto claro y realista desde el principio y gestionar los costes cuidadosamente durante todo el proceso. Esto te permitirá evitar imprevistos y reducir costes en la producción técnica audiovisual.
Por ello, debes incluir en la planificación audiovisual el alquiler de equipos audiovisuales, el montaje y desmontaje, los gastos de personal y el transporte. Es recomendable tener un margen de seguridad en el presupuesto para cubrir posibles imprevistos, así como considerar posibles extras.
También es importante contemplar durante la planificación audiovisual ideas para hacer tu evento más sostenible. En este punto te recomendamos confiar en un Partner Audiovisual y pedir consejo para saber en qué puntos podemos reducir costes y en cuáles no.
4. Pon atención en la planificación audiovisual y logística
La planificación audiovisual y logística es fundamental para garantizar una producción técnica audiovisual sin problemas. Esto implica tener un plan detallado para el transporte, la instalación y el desmontaje del equipo audiovisual. Dicho plan incluye aspectos como:
- Selección del proveedor de transporte
- Coordinación de los plazos de entrega y recogida
- Preparación de un plan de almacenamiento
- Planificación audiovisual y logística de la instalación y desmontaje
- Etc.
También es importante tener en cuenta la seguridad y la accesibilidad durante la producción.
Una buena planificación audiovisual y logística te puede permitir la optimización de los recursos y minimizar los riesgos de problemas técnicos y retrasos en el evento.
5. Recuerda incluir las pruebas y ensayos
Hacer pruebas y ensayos es fundamental para garantizar una producción audiovisual técnica exitosa. Es muy importante realizar pruebas previas al evento para verificar que, todos los equipos estén funcionando correctamente y ensayar el evento completo para garantizar que todo salga bien.
6. Contempla los renders como aliados para reducir costes en la planificación audiovisual
Los renders son una representación gráfica de cómo se verá el evento en su totalidad, una imagen generada digitalmente por un ordenador en 2D o 3D. Esto permite a los organizadores visualizar de antemano las diferentes partes del evento y ajustar cualquier aspecto que no se vea cómo se desea. Por ello, es un elemento muy útil en la planificación audiovisual y técnica de tu evento.
Esperamos que este artículo te haya servido para ayudarte con la planificación audiovisual de tu evento, para reducir costes y mejorar la eficiencia de tus resultados.
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