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Existen tantos tipos de espacios para organizar un evento como tipos de eventos en sí, por eso, encontrar el espacio perfecto es todo un reto. ¿Quieres conocer las claves para dar con el espacio ideal para convertir tu evento en un exitazo? ¡Sigue leyendo!
Cuando organizas un evento, del tipo que sea, siempre quieres que todo sea perfecto para poder crear una experiencia de esas que los asistentes nunca olvidarán. Para eso, es necesario tener muy cuidados todos los detalles: la iluminación, el sonido, el vídeo, la decoración, el catering, los artistas, etc. Sin embargo, uno de los aspectos más importantes es el espacio donde decidas celebrar tu evento.
¿Cómo decidir entre los distintos espacios de eventos que existen?
No todos los espacios para eventos están adaptados par celebrar cualquier tipología de evento. Es por eso que hay ciertos elementos a considerar.
Si bien es cierto que muchos de los espacios para eventos pueden acondicionarse y transformarse casi por completo jugando con la distribución, el mobiliario, la decoración, etc... no cualquier sede para eventos funciona. Todo dependerá de si el espacio te permite cumplir con el objetivo de la celebración, respeta la normativa y los aforos de seguridad y dispone del equipo audiovisual necesario.
La intención del evento
El objetivo del evento determina la elección del espacio. La intención que tenga tu evento marca enormemente el tipo de espacio que necesitas. No es lo mismo organizar un evento corporativo, que un concierto o un desfile de moda.
Cada uno de estos eventos tiene unas características especiales que requieren de un espacio determinado y adaptado a la dinámica de la celebración. Así que tener bien claro el motivo del evento es el primer paso para elegir el espacio adecuado.
El lugar del evento
Cuando hablamos de espacios para eventos, nos referimos al lugar en la cual se celebrará. Ya hemos visto que el objetivo del evento determinará, en gran medida, la elección del espacio, pero además hay otros factores adicionales que deben contemplarse. El espacio escogido debe tener características que aporten valor añadido a la celebración.
Por ejemplo, ser un espacio accesible desde cualquier medio de transporte, incluido el transporte público; disponer de zonas de aparcamiento cercanas, contar con zonas de acceso para camiones, así como zonas de carga, descarga y montacargas si las dimensiones de la producción lo requieren.
El aforo, la seguridad, y las actividades
El espacio disponible en el recinto es algo que no se puede pasar por alto. Es importante cumplir con el aforo de seguridad y asegurar que hay espacio suficiente para todos los asistentes. No obstante, también es preciso jugar con el espacio disponible para asegurar que no hay más espacio de la cuenta que de la sensación de que el evento no ha tenido éxito y ha faltado mucha gente.
No olvides tampoco las actividades que se vayan a llevar a cabo durante el evento, ya que no es lo mismo buscar un espacio donde todos los asistentes vayan a estar sentados todo el tiempo que uno donde vayan a moverse de un lado a otro. Además deberás comprobar que el venue tiene en relgla todos los seguros: responsabilidad civil, incendio, robo, etc.
Una opción buena pueden ser los espacios polivalentes, ya que ofrecen muchas posibilidades para que puedas adecuar el espacio a los requisitos de tu evento. De todas formas, no olvides que siempre puedes jugar con elementos como la iluminación o la decoración para convertir cualquier lugar en el mejor espacio para tu evento. ¡Solo hace falta un poco de imaginación!
Los equipos audiovisuales
Otro aspecto a tener en cuenta cuando escojas el espacio para tu evento es saber si disponen de material audiovisual in situ. En caso afirmativo deberás comprobar si este es apto para las necesidades de tu evento. También deberás contemplar que tengan stock suficiente por si lo quisieras ampliar en cualquier momento.
Asimismo infórmate si el precio de los equipos de video, sonido e iluminación están incluidos con el alquiler del espacio para tu evento o bien van a aparte. También es importante saber con antelación si necesitarás asistencia técnica antes, durante y después de tu evento.
Ten en cuenta que hay algunos lugares que disponen de su propio proveedor audiovisual así que asegúrate de que este es experto en la materia, y ha trabajado antes en tu sector. Si no sabes cómo, te invitamos a leer nuestro post ¿Cómo elegir un proveedor audiovisual idóneo para organizar tu evento?
También existe la posibilidad de colaborar con tu proveedor audiovisual de confianza en caso de que tengas uno. ¡Cuidado, porque algunos espacios para eventos tienen exclusividad con sus proveedores audiovisuales! Si es el caso, infórmate y negocia de antemano las condiciones y mira bien el contrato antes de firmarlo. Lo ideal para evitar sorpresas es hacer físicamente una visita de inspección en el espacio para tu evento antes de firmar ningún acuerdo.
