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Hoy en día los eventos transmiten emociones y estados de ánimo. Los efectos visuales y espacios fotogénicos e impactantes han superado a los grandes discursos y ponencias.
Alquilar equipos audiovisuales de calidad es esencial en la organización de eventos exitosos. La producción del evento, iluminación, sonido, video, etc, es aquello que nos permite dar fuerza e impactar mejor con nuestro mensaje.
¿Tu también estás organizando un evento y necesitas consejo con el alquiler de equipos audiovisuales? En este artículo te explicamos cómo gestionar la elección de un buen socio audiovisual y qué debes tener en cuenta en la utilización de los equipos audiovisuales en tu evento. ¡Empezamos!
Haz una lista con todo el equipo audiovisual necesario para producir tus eventos
Antes de comenzar a buscar una empresa de alquiler de equipos audiovisuales, es importante tener una idea clara de tus necesidades y requisitos. Por lo tanto, te recomendamos que hagas una lista de todo lo que necesitarás para tu evento.
Contar con una checklist o lista de comprobación audiovisual te ayudará mucho en estos casos, pues te ayudarán a planificar, comprobar las tareas, mantenerte dentro del presupuesto y, sobre todo, darte la tranquilidad de tenerlo todo previsto y bajo control.
Normalmente, el alquiler de equipos audiovisuales básico que se contempla en la mayoría de eventos incluye:
Un sistema de sonido
En el alquiler de equipos de sonido para eventos habitualmente acostumbramos a encontrar elementos como mesas de mezclas, micrófonos, altavoces y amplificadores, entre otros.
Si quieres descubrir la variedad de micrófonos que existen y cuál debes usar en cada ocasión, te recomendamos el siguiente vídeo:
Si tu evento incluye música, te recomendamos incluir subwoofers en el alquiler de equipo audiovisual. Un subwoofer está diseñado y sintonizado para producir graves efectivos y usa altavoces mucho más grandes para lograr tonos graves aún más bajos.
Además, te recomendamos tener en cuenta la posición de los oradores principales de tu evento para considerar la ubicación de los controles de sonido. Es mucho más complicado cuando los oradores principales están directamente frente al público. El ponente puede escuchar el sonido reflejado y el ambiente en lugar de su propia voz, lo que puede provocar dificultades en su presentación. Esta es la razón por la cual los controles de escenario son cruciales.
Si quieres profundizar en detalle sobre los diferentes elementos que componen el alquiler de equipo de sonido, te recomendamos leer este artículo sobre cómo elegir el sistema de sonido adecuado para tu evento.
Un equipo de iluminación
En este sentido, los diferentes tipos de iluminación básicos que suelen utilitzarse en eventos son focos LED, móviles, gobos, mesas de iluminación, video mapping y efectos especiales.
La iluminación juega un papel muy importante en el alquiler de equipos audiovisuales de un evento porque permite crear diferentes ambientes de lo que queramos transmitir. Por ejemplo, utilizaremos luces claras y blancas para un evento formal porque producen un ambiente más frío. Sin embargo, usaremos luces más cálidas para generar ambientes más acogedores y propicios para el networking o una iluminación intensa y colorida si estamos organizando un evento de moda y lo que queremos es suscitar un ambiente más divertido. Dentro del alquiler de equipos audiovisuales para eventos, la iluminación te permitirá cambiar el espacio por completo.
Si quieres conocer más técnicas de iluminación clave, te recomendamos el siguiente artículo: La importancia de la iluminación en eventos: ideas y técnicas.
Un equipo de vídeo
El equipamiento de vídeo que se acostumbra a necesitar en los eventos son pantallas LED, proyectores y monitores. Un uso exitoso de estos elementos requiere de una buena y fundamentada pre-producción.
A menudo, cuando pensamos en el alquiler de equipos audiovisuales de vídeo, contemplamos las pantallas LED y de Proyección, pero nos surgen dudas en cuanto al tipo de formato y modelo que necesitamos en nuestro evento.
En cuanto a las pantallas de proyección, tienen una gran variedad de formas y tamaños, pero deberás tener en cuenta aspectos como el espacio de la sala, la distancia de tu audiencia, la relación de aspecto con el contenido, compatibilidad, etc.
Define el tipo de evento que quieres producir
Para escoger el mejor alquiler de equipos audiovisuales también es importante tener en cuenta el tipo de evento que vamos a organizar. Asegúrate de tener en cuenta aspectos como, por ejemplo:
- La tipología: ¿Se trata de un evento de moda, o bien, de un evento deportivo? ¿Es una presentación de lanzamiento de un nuevo producto?
- El tamaño: ¿cuántas personas asistirán aproximadamente? ¿Necesitarás elementos como pantallas gigantes?
- El lugar en el que se llevará a cabo: ¿será un espacio en interior o exterior?
- El idioma de los asistentes: ¿tu audiencia será internacional? ¿Necesitarás cabinas de traducción simultánea?
Todas estas preguntas, entre otras que debes plantearte, pueden afectar a la cantidad y al tipo de equipo que necesites.
Confía en un buen socio audiovisual para el alquiler de equipos audiovisuales
Una vez que tengas una lista de todos tus requisitos, y definido el tipo de evento que quieres organizar, ya puedes comenzar a buscar tu socio audiovisual.
Hay muchas maneras de hacerlo, incluyendo buscar on-line, pedir recomendaciones, consultar a una agencia de eventos. Investiga varias empresas y compara sus servicios y precios para asegurarte de obtener el mejor trato posible.
Disponer de un socio audiovisual cuando debes alquilar equipos audiovisuales te dará la tranquilidad de estar tomando decisiones fundamentadas en lo que se refiere a equipos con experiencia en el sector.
El proceso de elegir a un socio audiovisual que encaje con las necesidades de tu empresa puede ser una tarea desalentadora, pues hay muchas empresas diferentes que ofrecen una amplia variedad de servicios y precios.
No obstante, para poder generar un espacio atractivo y coherente con tu marca, es importante asegurarte de que tú y tu socio audiovisual estáis situados/as en la misma página de inicio.
6 recomendaciones clave para escoger socio audiovisual de alquiler de equipos audiovisuales
A continuación te mostramos 6 puntos clave que debes tener en cuenta al considerar diferentes empresas de alquiler de equipos audiovisuales para eventos:
- Experiencia: Asegúrate de elegir a una empresa que tenga la capacidad y el conocimiento necesarios para brindar un servicio de alta calidad y ayudarte a asegurar el éxito de tu evento.
- Reputación: Investiga la reputación de las empresas que estás considerando. ¿Tienen buenas críticas y reseñas de clientes anteriores? ¿Han trabajado con clientes de alto perfil o en eventos relevantes? Una empresa con una buena reputación es una señal de que puedes confiar en ellos para brindar un servicio de alta calidad.
- Servicio al cliente: Una empresa que ofrece un excelente servicio al cliente es esencial. Asegúrate de que puedan responder a tus preguntas técnicas y resolver cualquier problema que pueda surgir de manera rápida y eficiente. Además, busca una empresa audiovisual que esté dispuesta a trabajar contigo para asegurar que tus necesidades se cumplan de manera adecuada.
- Precio: Aunque el precio no debe ser el factor determinante en tu elección, es importante asegurarse de que estés obteniendo un buen trato. Compara precios entre diferentes empresas y asegúrate de que estés obteniendo una buena relación calidad-precio.
Si quieres visualizar tus eventos antes de montarlos para optimizar precios, te recomendamos leer este artículo: Cómo optimizar tu presupuesto con renders y Realidad Virtual.
- Flexibilidad: Busca un socio audiovisual que sea flexible y que pueda adaptarse a tus necesidades y requisitos específicos. Deberían ser capaces de brindarte opciones y soluciones personalizadas para asegurar que tienes los equipos audiovisuales que necesitas para tu evento.
- Garantía: Asegúrate de que la empresa de alquiler de equipos audiovisuales que elijas ofrezca una garantía de calidad y un servicio de mantenimiento y soporte durante el evento. Esto te asegurará que el equipo funcione de manera adecuada y que cualquier problema técnico sea rápidamente resuelto.
En el siguiente vídeo podrás conocer las 7 preguntas clave que recomendamos hacer a una empresa audiovisual antes de trabajar con ella:
En resumen, tener claras tus necesidades y las características de tu evento, además de contar con el acompañamiento de un buen socio audiovisual para el alquiler de equipos audiovisuales, es lo que te hará alcanzar el éxito.
Esperamos que estos consejos te hayan ayudado, pero si tienes cuestiones a resolver o necesitas ayuda en tu próximo evento, cuenta con el equipo de Dushow Spain para ayudarte.
