Es difícil medir el ROI en los eventos… Después de mucho tiempo y esfuerzo en la organización, el día señalado llega a su fin. ¿Y ahora qué? ¿Cómo medimos los resultados?
La sala estaba repleta, más de 10.000 fotos en instagram y 300 tweets, los patrocinadores te felicitan… Pero ¿y si quieres transformar estos datos en información relevante para la toma de decisiones? Entonces debes aprender a calcular el ROI en eventos.
Si prefieres visualizar el contenido de este artículo, aquí tienes un vídeo dónde te lo explicamos en detalle:
El ROI (Return On Investment, o retorno sobre la inversión) nos indica el porcentaje de ganancias obtenidas sobre la inversión realizada para llevar a cabo nuestro evento. La forma de calcularlo es muy sencilla: (Ingresos-gastos) / gastos x 100.
A veces, aplicar esta fórmula para medir el impacto de los eventos es complicado ya que muchos de los beneficios obtenidos van más allá de lo económico e inmediato. Si nuestra finalidad es lanzar un nuevo producto al mercado, entonces los datos que debemos medir no serán los mismos que si buscamos reconocimiento de marca.
Entonces, ¿cómo sabemos qué calcular? Definiendo KPIs en base al objetivo de nuestro evento.
Para medir con claridad el ROI en eventos debemos empezar definiendo los KPIs relevantes. En este proceso existen muchos aspectos intangibles y emocionales que pueden ser difíciles de medir.
Definir nuestros KPI (Key Performance Indicators), nos ayudará a entender qué parámetros consideramos importantes como puntos de éxito. Cada uno de ellos debe trabajar en función al cumplimiento de nuestros objetivos, y para que estos datos sean fiables sus características deben ser SMART (Específicos, Medibles, Realistas, Relevantes y Dentro de un marco de tiempo)
Por ejemplo, si el objetivo de tu evento es generar reconocimiento de marca, el aumento de seguidores en redes sociales y de tráfico en el sitio web pueden ser dos KPI de gran importancia.
Aquí te dejamos los ejemplos de KPI más utilizados para medir el ROI en eventos:
Es importante no limitarse a los indicadores obvios. Ve tras los pequeños granos de información que tienen el potencial de redefinir tu siguiente campaña. Además, como veremos más adelante, gracias al auge de los eventos virtuales es mucho más fácil e inmediato medir los KPIs que nos ayudarán a conocer el éxito de nuestro evento.
Bien. Ya tenemos definidos los objetivos de nuestro evento y hemos seleccionado los KPI más importantes, ahora tenemos 3 formas de recolectar esa información:
No es lo ideal, pero muchas veces podemos tener información proveniente de muchas fuentes y no tenemos más opción que recolectar esos datos de forma manual.
Es lo ideal. Existen plataformas como Hubspot, Eventtia, Google Data Studio, Meltwater y Welovroi, que nos permiten centralizar y medir la información con gran precisión.
La creación de una App nos permitirá interactuar con los espectadores de forma fácil y medir con precisión parámetros que de otra forma sería muy difícil como:
La organización de eventos a través de la tecnología que se utiliza para desarrollar eventos virtuales y eventos híbridos, es probablemente la forma más eficaz de medir el ROI de tu evento.
En el último año, la digitalización de muchos eventos es lo que los ha hecho posibles, pero lo que quizás desconozcas, es que en términos de medición y analítica un evento online tiene muchas más posibilidades en cuanto a la recopilación de datos.
En los eventos virtuales es posible medir la asistencia, pero también la interacción y participación. Este es uno de los factores que más influye a la hora de generar engagement con nuestros asistentes, mantenerlos activos y en constante dinamismo.
Con esto podremos llegar a datos como:
Métricas que nos pueden ayudar mucho a cualificar el potencial de nuestros asistentes, y preparar acciones personalizadas para ellos, en una fase Post Evento.
Lo que no se mide no se gestiona. Por eso, si queremos que nuestro evento sea un éxito más allá de los aplausos necesitamos contar con herramientas que nos aporten datos fiables para argumentar y optimizar el resultado de nuestras acciones. El ROI en eventos nos permite hacer este ejercicio.
Por ello, entre otros beneficios, calcular el ROI de tu evento te permitirá: