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Imagina que llevas varias semanas planificando tu próximo evento corporativo. Está todo listo y has puesto mucha atención en todos los detalles. Pero justo en el momento en el que el primer orador va a iniciar su discurso de apertura, la pantalla no funciona y además el micrófono falla.
Esta situación forma parte de todo lo que tiene en consideración la producción audiovisual. Pues, por mucho que el presentador se esmere en hablar alto, si no hay un sistema audiovisual adecuado y que funcione correctamente, el mensaje no llegará nunca a la audiencia de forma eficaz.
¿Quieres saber más sobre qué es la producción audiovisual en un evento?, ¿Para qué sirve un sistema audiovisual y cuándo puedes utilizarlo?, ¿Quieres descubrir qué necesitas para que la producción audiovisual de tu evento sea efectiva? ¿Quién es quién en un equipo audiovisual? y ¿cómo puede ayudarte un buen partner AV?
Sabemos que la situación que hemos descrito anteriormente no te sucederá… ¡Estas cosas solo les ocurre a los demás! Pero en este artículo te contamos cómo evitarlo. ¡Por si acaso! :-)
¿Qué es la producción audiovisual en un evento?
La producción audiovisual en un evento se refiere a todas las actividades relacionadas con el uso de la tecnología de audio y video para crear un ambiente y experiencia específicos para el evento. Esto incluye la planificación, diseño y ejecución de todos los aspectos técnicos, tales como: la iluminación, el sonido y el vídeo.
La producción audiovisual también puede incluir elementos como la creación de contenido personalizado de video, animaciones y gráficos en tiempo real, y la supervisión de técnicos de audio y video durante el evento para asegurar que todo funcione sin problemas.
¿Para qué sirve un sistema audiovisual y cuándo utilizarlo en un evento?
Un sistema audiovisual es una parte crucial en cualquier evento, ya sea una conferencia, un lanzamiento de producto o un meeting político. Es lo que permite la transmisión de información y entretenimiento de manera efectiva para que los asistentes puedan ver y escuchar lo que sucede en el evento y de esta forma poder crear una experiencia en vivo o grabada. Vamos, ¡Hace que el evento sea emocionante y memorable!.
Cuando la comunicación no puede ser cara a cara o de forma escrita y queremos asegurarnos de que todos los asistentes al evento puedan escuchar y ver claramente lo que sucede en el escenario, es necesario utilizar sistemas audiovisuales.
Sin embargo, también puede ser complicado saber exactamente qué se necesita para que la producción audiovisual sea efectiva. A continuación, vamos a repasar algunos aspectos importantes a tener en cuenta al planificar tu próximo evento.
¿Qué necesitas para que la producción audiovisual de tu evento sea efectiva?
Para que la producción audiovisual de tu evento sea efectiva debes tener en consideración tres factores fundamentales: la imagen, el sonido, y la iluminación. A continuación, vamos a repasar algunos aspectos importantes a tener en cuenta al planificar tu próximo evento:
- Primero, es esencial tener un sistema de audio de alta calidad. Esto incluye altavoces, mezcladores de audio y micrófonos. Sin un sistema de audio de buena calidad, las personas en el evento no podrán escuchar claramente lo que sucede en el escenario. Es importante asegurarte de que tienes suficientes altavoces para cubrir todo el espacio y que los micrófonos estén ubicados correctamente para capturar todos los sonidos importantes.
- Otro aspecto esencial es la iluminación. La iluminación correcta puede crear un ambiente emocionante y ayudar a enfatizar ciertos elementos del escenario. Es importante tener una variedad de luces para lograr diferentes efectos.
- La tecnología de proyección y pantallas también son fundamentales. Las pantallas pueden usarse para proyectar videos, imágenes o presentaciones, permitiendo a los asistentes ver mejor lo que sucede en el escenario. Al igual que con el audio y la iluminación, es importante asegurarse de que se tienen suficientes pantallas y proyectores para cubrir todo el espacio.
Así mismo, un equipo técnico audiovisual es fundamental para el éxito del evento. La industria audiovisual es muy amplia y existen multitud de equipos, materiales y dispositivos audiovisuales. Por eso es importante que el equipo técnico esté formado por profesionales experimentados y conocedores de las últimas tecnologías.
¿Qué hace un/a técnico/a AV?
Un/a técnico/a AV crea, diseña y prepara los materiales audiovisuales para instalar, configurar, operar y desmontar los sistemas y en definitiva hacer que la comunicación de tu evento se lleve a cabo. Además, si algo falla, ¡buscan la solución para arreglarlo!
Si quieres profundizar y entender exactamente quién hace qué en los eventos híbridos y virtuales, en este vídeo te explicamos los distintos roles clave en la producción técnica:
También te dejamos el enlace a este otro vídeo donde te detallamos las funciones de los perfiles implicados en la gestión de un evento presencial:
¿Cómo se lleva a cabo la producción audiovisual en eventos?
La producción audiovisual en eventos implica una serie de pasos para garantizar que el evento se ejecute sin problemas. A continuación, te enumeramos y describimos los pasos generales que se siguen en la producción de un evento audiovisual:
- Planificación: En primer lugar, se realiza una planificación exhaustiva del evento, teniendo en cuenta factores como el tamaño y la configuración del espacio, el número de asistentes esperados, el tipo de evento y los objetivos específicos del evento. También se determina el presupuesto disponible para la producción audiovisual.
- Diseño del sistema: Una vez planificado el evento, se diseña el sistema audiovisual necesario para el evento. Se determina qué equipos son necesarios, como los altavoces, mezcladores de audio, micrófonos, proyectores, pantallas e iluminación.
- Instalación: Con el sistema diseñado, se procede a la instalación del equipo en el espacio del evento. Se asegura que el equipo esté configurado correctamente y se realizan pruebas y ensayos para asegurar que todo funcione correctamente antes del evento.
- Operación: Durante el evento, un equipo técnico audiovisual se encarga de operar y controlar todos los equipos y tecnologías. Asegura que la iluminación, el sonido y la imagen estén sincronizados, y realiza ajustes en tiempo real para asegurar una experiencia de alta calidad para los asistentes.
- Mantenimiento: después del evento, se procede al desmontaje y a la limpieza del equipo, y se lleva a cabo el mantenimiento necesario para garantizar que el equipo esté en óptimas condiciones para el próximo evento.
Es importante contar con un equipo de producción audiovisual experto que maneje los procesos necesarios y esté capacitado para las tareas necesarias para garantizar la realización efectiva del evento y evitar problemas técnicos.
¿De qué forma se puede utilizar un sistema AV en eventos?
Aunque no existen dos eventos iguales y es aconsejable personalizar los sistemas de audio y video (AV), pueden utilizarse en una variedad de formas en eventos, dependiendo del objetivo y el tipo de evento. los puedes usar para enriquecer una presentación, poner efectos visuales, utilizar música de fondo o hasta incluso para emocionar a los asistentes.
Si quieres conocer algunas de las formas en que se pueden utilizar los sistemas AV en eventos te dejamos el enlace al siguiente artículo: 10 términos técnicos que debes conocer para entender a tu partner AV a la hora de organizar un evento.
La importancia de un buen partner audiovisual en los eventos
Si tu prioridad es que la comunicación de tu próximo evento sea impecable, más emocionante y el mensaje llegue a una mayor audiencia, comienza con la correcta elección del socio audiovisual para llevar a cabo la producción técnica.
Es importante trabajar con un buen equipo de producción AV experimentado y profesional, ya que garantizan que todos los elementos técnicos del evento se ejecuten de manera fluida y sin problemas, lo que garantiza un evento exitoso.
Como habrás podido deducir, la tecnología y sistemas audiovisuales pueden hacer que tu evento sea un fracaso o un verdadero éxito. Por eso te dejamos un vídeo con las 7 preguntas clave que debes hacer a tu empresa audiovisual para ayudarte a despejar dudas y hacer una correcta elección.
Si además como Event Manager quieres volverte un experto/a en la materia y profundizar en la terminología y vocabulario técnico que los profesionales de la industria AV utilizan en su día a día, descarga la Guía de Dushow Spain con los 83 términos clave en el mundo audiovisual y descubre una explicación detallada de los conceptos más importantes a la hora de planificar y organizar tu evento. ¡Te ayudará a comprender y negociar tus propuestas!
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