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Cuando empezamos a planificar y organizar un evento, es importante tener claro el presupuesto global. Así como cada partida presupuestaria según el proveedor que contratemos.
Si quieres visualizar el contenido de este artículo a través del vídeo de nuestro canal de Youtube, aquí puedes hacerlo:
La importancia de un presupuesto en la organización de eventos
Una vez definidos los objetivos de nuestro evento, es normal comenzar a enumerar la lista de elementos que vamos a necesitar para alcanzarlos.
Y lo lógico es buscar proveedores expertos en cada disciplina para que nos coticen dichos elementos y así llevar un control exhaustivo de los costes.
Si quieres saber sobre la gestión de Proveedores en Eventos, en este vídeo puedes ver los consejos y errores.
Elementos que conforman el presupuesto en eventos
Según la revista especializada en eventos Convene, en su estudio sobre la inversión en eventos publicado en 2019, la categoría audiovisual ocupa el segundo lugar en el desglose de inversiones en un evento.
Por supuesto, esto dependerá del tipo de evento y de la modalidad: si es presencial, híbrido o virtual. Lo importante a destacar es que representa una gran parte respecto a nuestro presupuesto total.
Por eso es fundamental entender a fondo qué incluye un presupuesto audiovisual.
En algunas ocasiones cuando recibimos el presupuesto audiovisual, muchas veces el vocabulario y las cuestiones técnicas pueden llegar a abrumarnos un poco. ¿Te ha pasado alguna vez?
Para aportar claridad y ayudar a una mayor comprensión sobre el tema, en este artículo vamos a hablar sobre presupuestos audiovisuales en eventos y, sobre todo, cómo entender los conceptos técnicos audiovisuales.
Si tienes dudas sobre cómo elegir un buen partner audiovisual para tu evento, en este artículo puedes leer las claves para no cometer errores en su contratación.
¿Cómo interpretar un presupuesto audiovisual?
Vamos a empezar mencionando que aunque cada empresa audiovisual tiene sus propios conceptos y formas de presentar sus servicios, habitualmente, los costes en un presupuesto audiovisual se engloban en 3 o 4 apartados:
- Material audiovisual
- Personal técnico
- Transporte
- Otros conceptos.
Material audiovisual
Aquí tienes una lista de los costes de equipo más comunes que puedes encontrar en un presupuesto audiovisual:
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- Iluminación: Luces Spot, luces móviles, efectos, mesas, cables, dimmers...
- Sonido: Altavoces, amplificadores, micrófonos, mesas, cables, adaptadores...
- Vídeo: Proyectores, pantallas, monitores, ordenadores, mesas, cables, adaptadores...
- Grabación: Cámaras, trípodes, lentes, streaming...
- Rigging: Truss, motores, accesorios...
- Electricidad: Cables
Las tarifas que se aplican para el alquiler de dichos equipos puede variar mucho dependiendo de distintos factores, como por ejemplo, la cantidad de días de utilización e inmovilización de dicho material. Así como si el proveedor audiovisual tiene en su stock el material requerido o bien lo debe subcontratar.
Para calcular los costes se aplican tarifas PVP por día y semana. En AV, un día contempla 24h y para una semana, dependiendo de la empresa, se aplican distintos coeficientes que generalmente suelen oscilar entre el día y medio y los tres días de alquiler o incluso más.
Si el material se alquila sin personal técnico, habrá que poner especial atención y no dejar ningún equipo alquilado en un espacio poco seguro o sin supervisión, ya que cualquier daño, desperfecto, pérdida de material o incluso robo supondría un incremento en el presupuesto del evento.
Por experiencia propia, recomendamos siempre añadir al presupuesto audiovisual horas de trabajo de personal técnico cualificado. ¡Te ahorrará muchos dolores de cabeza!
Personal técnico
Cuando en un evento hay material técnico, es importante contar con profesionales en cada disciplina, tanto en la pre-producción, el montaje, la asistencia durante el evento así como el desmontaje.
La mano de obra puede representar entre el 10% y el 50% del presupuesto audiovisual de tu evento.
Los precios reflejados en el presupuesto audiovisual variarán en función del cargo de cada técnico. Estos son algunos de los conceptos que podemos encontrar en nuestra cotización:
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- Event Manager
- Director/a técnico/a
- Ingeniero/a de sonido
- Técnico/a de Sonido
- Ingeniero/a de Video
- Técnico/a de Video
- Ingeniero/a de iluminación
- Técnico/a de iluminación
- Operador/a de Teleprompter
- Event Crew...
En este apartado vamos a compartir aspectos que las empresas audiovisuales suelen tener en cuenta al cotizar el personal AV.
- Tarifas fijas: Aunque las tarifas del personal pueden variar entre empresas, la forma más común de presupuestarlo es por un día completo (12 horas aproximadamente, con los descansos pertinentes) o media jornada (5 horas).
Todo lo que exceda de lo anteriormente comentado habría que cotizarlo o bien solicitar el precio de la hora extra por persona.
Algunas empresas aplican precios especiales para fines de semana, festivos y hasta incluso nocturnidad.
- Tarifas de desplazamiento: Cabe recordar que en las tarifas de los técnicos puede incluirse el apartado de desplazamiento si se da el caso. sobre todo si deben viajar para asistir a un evento fuera de su ciudad.
- Dietas y descansos: También existen costes como los Per diem, que cubren las dietas y otras tarifas relacionadas con el desplazamiento.
- Pruebas y ensayos: en el caso de aquellos eventos que requieran realizar pruebas y ensayos previas al evento, estas también estarán incluidas en el presupuesto audiovisual.
Mínimos
Aunque ya lo hemos mencionado anteriormente, las empresas audiovisuales suelen cobrar como mínimo media jornada en su presupuesto audiovisual.
- Aquí queremos aclarar este punto: aunque sólo quieras que un/a técnico/a venga a instalar y poner en marcha un proyector durante una hora, es probable que te cobren media jornada de trabajo.
Piensa que dicha persona tendrá unos tiempos de desplazamiento e instalación.
Transportes
Dependiendo de las dimensiones de tu evento, habrá más o menos cantidad de material por lo que los tipos de transporte variarán en función del volumen y del peso de los equipos.
Frecuentemente encontrarás en las propuestas de presupuesto audiovisual transportes de entrega, de recogida e incluso costes por dejar los vehículos inmovilizados para dejar los “flightcases” vacíos dentro. Siempre y cuando el “venue” o lugar donde realizaremos el evento no disponga de espacio para ello.
Entre las tipologías de vehículos estas son las más comunes:
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- Furgoneta
- Camión 20m3
- Camión 50m3
- Camión 9m
- Tráiler
Otras tarifas
En cualquier evento a menudo pueden surgir otro tipo de costes adicionales. Aquí listamos algunos de los más comunes:
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- Telecomunicaciones/Internet
- Grupos electrógenos
- Fungibles y consumibles
- Decoración, mobiliario
- Genie, scissor lift
- Planos, renders...
Esperamos que con toda esta información te hayamos ayudado a navegar por el mundo audiovisual y estés mejor preparado/a para negociar los servicios de un presupuesto audiovisual en el futuro. ¡Recuerda que no todas las empresas audiovisuales funcionan de la misma forma!
Si después de leer este artículo estás pensando en contratar un partner audiovisual para tu próximo evento virtual, aquí te dejamos un vídeo con todas sus ventajas:
