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La transformación digital de los eventos es un reto al que muchas empresas se están sumando cada vez con más decisión.
La necesidad de ir evolucionando y adaptarse a los tiempos que corren en el sector de los eventos es inminente: conectar personas a distancia, organizar votaciones en tiempo real, utilizar la realidad virtual y/o aumentada para mantener a tu audiencia activa además de porqué no ahorrar en costes, etc. En los últimos 2 años la organización de eventos virtuales y eventos híbridos ha crecido casi en un 60%.
Y tú, ¿conoces todos los términos para digitalizar tu próximo evento? En este post te contamos l11 conceptos clave de los que seguro has oído hablar.
Broadcasting
El broadcast es la difusión masiva de información o paquetes de datos a través de redes informáticas. El término se utiliza en la informática y en las telecomunicaciones. Según la materia en que se emplee varía un poco en su definición.
En Internet es frecuente el broadcast conocido como streaming: una transmisión de contenidos digitales que se desarrolla de manera continua. Como es el caso del streaming en eventos.
Breakout Rooms
Las breakout rooms son una funcionalidad que ofrecen varias plataformas online como Zoom, para dividir a los participantes en una sesión en grupos. Con la ayuda de la misma plataforma, se pueden realizar diversas actividades e implementar distintas técnicas, para motivar la participación de los asistentes en línea y fomentar un mayor engagement. Por ejemplo, puedes utilizar estas salas para que tus patrocinadores tengan conversaciones más profundas, para llevar a cabo demostraciones con los asistentes del evento, o simplemente para establecer contactos y debates en pequeños grupos.
Polling/Encuesta
Las encuestas son una forma de interacción con el público que puedes utilizar durante tu evento virtual para fomentar la participación de los asistentes. Algunas plataformas, ofrecen funciones de sondeo ya integradas.
En general, en los eventos virtuales las encuestas deben considerarse como una medida de apoyo para impulsar la participación del público junto con las preguntas y respuestas (Q&A) o el chat.
Videoconferencia
Este término suele confundirse con el webcasting o los webinars debido a términos como "vídeo en directo" y "conferencia". Además, muchos programas combinan el webinar y la videoconferencia en un solo lugar, lo que ha difuminado la línea de dónde termina uno y empieza el otro. La diferencia es que la videoconferencia es siempre en tiempo real y multidireccional. Normalmente, los participantes tienen la posibilidad de controlar su propio micrófono y cámara. Algunas de las herramientas de videoconferencia más comunes son Zoom, Google Hangouts o GoToMeeting.
Webinar
Se define como una reunión interactiva o seminario que tiene lugar en línea. Los seminarios web tienden a ser un formato bidireccional, es decir, hay mucha más colaboración con la audiencia y el anfitrión (normalmente en forma de chat, interacción en pantalla, preguntas y respuestas, pizarra, etc.) y la audiencia suele ser más reducida.
El centro de atención suelen ser las diapositivas que se están presentando, aunque también pueden incluir un elemento de vídeo a través de la webcam. Normalmente, sólo los presentadores comparten el micrófono y la cámara. Los webinars pueden ser en directo o estar pregrabados, y su contenido puede estar disponible después para ser visto en línea (vía streaming). Por lo general, un webinar es una actividad independiente, más que parte de un evento.
VOD
El vídeo bajo demanda, o televisión a la carta, es un servicio OTT de televisión. Esta modalidad de difusión de contenidos multimedia, permite al usuario acceder a un contenido concreto, en el momento que lo solicita, visualizándolo en línea en su dispositivo. Por ejemplo, cuando se graba un evento, se puede poner a disposición para su visualización bajo demanda en un momento posterior, el VOD (video on demand).
Virtual Booth
Al igual que los patrocinadores o expositores tienen cabinas dedicadas en las ferias comerciales o en las salas de exposición, un software de eventos virtuales permite construir cabinas virtuales para los patrocinadores virtuales. Estas cabinas virtuales crean un espacio para que los patrocinadores y expositores suban documentos y recursos para su audiencia y se relacionen con los asistentes en una sala de descanso uno a uno o uno a uno. Estas funciones pueden incorporarse directamente a su agenda, facilitando a los asistentes la navegación a las páginas de sus patrocinadores.
Sesiones simultáneas
Las sesiones simultáneas se refieren a dos o más sesiones que se celebran al mismo tiempo. Si estás planificando un evento virtual con muchos tipos diferentes de contenido para diferentes tipos de asistentes, es probable que tengas varias sesiones que se ejecuten a la vez y que los participantes puedan entrar en la sesión que les resulte más relevante.
Embeds
Si piensas utilizar vídeos, imágenes o cualquier otro tipo de contenido audiovisual, es posible que necesites utilizar la incrustación o embed para añadir estos elementos en páginas web o plataformas específicas. Por ejemplo, si quieres utilizar un vídeo en tu contenido o sesión, puedes incrustarlo directamente en tu presentación. Así, en lugar de navegar hasta una URL, puedes reproducir el vídeo directamente desde tu pantalla. La incrustación es una forma excelente de ofrecer una experiencia fluida a tu audiencia.
ROS (Run of show)
Un run of show es una guía rápida que ayuda a mantener a todos los miembros de tu equipo alineados. Especialmente en el espacio virtual, es crucial contar con marcas de tiempo, indicaciones verbales y otra información importante para que los planificadores, los presentadores y los productores virtuales estén todos en la misma página.
Q&A
Se trata de la abreviación Questions and Answers que se traduce literalmente como “preguntas y respuestas”. Son aquellas preguntas más relevantes que se espera que se hagan y para las cuales deberíamos preparar las respuestas. Pueden aparecer en un evento mediante distintos formatos; a modo de documento ya redactado, en forma de sección contando con un invitado/a para que las responda, a modo mesa redonda entre distintos invitados y con la colaboración del público, etc.
