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Llegó el momento. El evento está confirmado y es hora de decidir quién te ayudará a conseguir el éxito. Entonces, entre el alquiler del espacio, ponentes, catering, agencia de azafatas, mobiliario y seguridad, toca sumar a la pieza clave tras las bambalinas: Los proveedores de equipos audiovisuales.
Y el rol de este jugador es tan importante como injusto. Si su trabajo es un éxito pasará casi inadvertido. Las ponencias se darán con naturalidad y sin interrupciones, el ambiente se cargará de la buena energía necesaria para un evento, y la agenda seguirá su ritmo sin que nada brille por su ausencia.
Pero si falla, entonces será el gran responsable del fracaso del evento. En el post, vamos a ver cómo puedes elegir correctamente a tu proveedor de equipos audiovisuales y lograr que tu evento sea recordado por los motivos correctos.
Si prefieres visualizar el contenido de este Blog Post en un vídeo, aquí abajo puedes hacerlo:
Comenzando el proceso para elegir un proveedor audiovisual adecuado
Con seguridad cualquier agencia te pedirá mucha información antes de elaborar un presupuesto que se adapte a tus necesidades.
Esta es la etapa en la que elaborarán un briefing del evento en conjunto. Pero hay algo que debes saber:
Si tu posible partner audiovisual no te pide mucha información y se involucra lo suficiente como para hacer un listado de elementos y pasarte un presupuesto ¡HUYE!
Esto muestra una total falta de visión empresarial y de marketing. Para poder generar un espacio atractivo, eficiente con el mensaje de marca, y que también sea dinámico e inmersivo para la audiencia es muy importante que tú y el proveedor se pongan en la misma página.
¿Qué información mínima te van a pedir?
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Identidad y valores de marca.
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Qué tipología de evento vas a hacer.
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Cuál es el objetivo.
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Fechas y lugar del evento.
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Participantes o público objetivo del evento.
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Agendas/escaletas o timings de lo que va a suceder.
De todas formas no te preocupes, es un proceso que se realiza en conjunto con el proveedor y el mismo sabrá cómo guiarlo y aconsejarte para tomar las mejores decisiones
¿Qué debo tener en cuenta para elegir entre varios proveedores audiovisuales?
Bien, ya tienes el evento definido, sabes en líneas generales lo que necesitas de tu proveedor, y hasta tienes un par de opciones ¡Perfecto!
Ahora debes decidir con cuál quedarte, y aquí te damos los tips más importantes para hacerlo:
1. Expertise
La experiencia del proveedor en el tipo de eventos que vas a realizar es muy importante, no es lo mismo ser experto en conciertos o festivales que en eventos corporativos.
Su experiencia les permite adelantarse a tus necesidades y proponerte soluciones a problemas que no tenías en cuenta sobre temas como el alquiler del material audiovisual, así como la producción entre otros aspectos.
2. ¿Dispone de todo lo que necesitas?
Es importante asegurarte de que el proveedor ofrece los productos y servicios que necesitarás:
- Iluminación.
- Sonido.
- Video.
- Rigging.
- Escenografía.
- Creación de contenido audiovisual.
- Servicio de internet móvil.
- Elementos de interacción entre la audiencia y el ponente.
- Servicio de render 3D y simulaciones para garantizar la sintonía entre tu y tu proveedor o apoyar el presupuesto.
- Etc.
3. ¿Cuenta con el material propio o subcontrata?
Es algo muy importante por dos motivos:
Por un lado, la solvencia y garantía que va a ofrecer un proveedor audiovisual con capacidad de material propio y conocimiento técnico será mucho mayor. A veces puede parecer una simple cuestión de “plug and play”, pero hay muchas cosas que pueden necesitar un profundo conocimiento del equipo (y durante un evento no es buen momento para improvisar).
Y por otro lado, los gastos. Si un partner no es dueño de sus propios equipos, entonces tendrá que alquilar el material que no tenga en stock, sumar sus honorarios y luego prestarte el servicio. O sea, tendrás que pagar un poco más de lo que deberías.
Si quieres profundizar un poco más en este tema, a continuación puedes consultar un vídeo sobre el material técnico indispensable para en la producción de eventos:
4. ¿Trabaja con otros países?
Dependiendo de donde se vaya a realizar tu evento o bien si este se hace en diferentes ciudades de forma simultánea, deberías consultar si tu proveedor audiovisual trabaja en otros países para facilitar este proceso.
5. Salud financiera
Que la empresa sea solvente a la hora de ejecutar trabajo de campo se nota. Y mucho.
Si una empresa audiovisual tiene necesidades de tesorería puede repercutir mucho en procesos de ejecución (mantenimiento del material, personal trabajando las horas necesarias, buen trato con sus proveedores, etc). Cuando un presupuesto es sospechosamente bajo, duda.
6. Documentos legales necesarios
Disponer de todos los documento necesarios es importante a la hora de pedir responsabilidades. Con seguridad no quieres cargar con responsabilidades que desconocías si surge algún problema.
7. Visita real
Para conocer de primera mano los partners entre los que estás dudando, pídeles hacer una visita a sus instalaciones. Conoce a tu proveedor y comprende muchas cosas desde tu propia experiencia (estado de las oficinas, estado y cuidado del almacén, trato, interés en ofrecerte soluciones y no venderte productos sin más).
¿Por qué es tan importante elegir un proveedor audiovisual correcto para tu evento?
Olvídate de la parte técnica, tu proveedor lo tendrá resuelto para que te enfoques en lo que realmente debes hacer.
Además te ayudará en otras cosas como:
- Aportarte su expertise y creatividad para lograr un impacto aún mayor con tu evento.
- Ahorrar costes, gracias a la utilización de material de su propiedad y el ahorro de tiempo al lograr justo lo que necesitas (sin hablar de lo costoso que puede resultar si el proveedor falla).
- Seguridad en los procesos y protocolos para evitar que cualquier incidente relacionado con una mala instalación o ejecución pueda opacar la fiesta.
- Lograr que tu evento tenga el sello distintivo de tu marca, algo que quedará grabado en la mente de tus asistentes y tiene un valor único para tu empresa.
