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Un buen evento nace de unos buenos preparativos. Es importante dedicar tiempo al diseño de eventos y producción para asegurar que todas las piezas están bien atadas. Esta etapa es clave para organizar un evento y gestionar todos los recursos necesarios, con las características que nuestro cliente demanda.
En el diseño y la producción de eventos, es importante conocer bien los objetivos y necesidades del cliente, así como preparar detallados planos técnicos con el resultado final que esperamos.
El proceso de producción y equipo técnico
Para no dejar ningún cabo suelto, durante el diseño de eventos y producción tienen lugar dos fases importantes, toma nota:
1. Elaboración del timing de producción
En esta etapa se concretan todas las necesidades de producción y se listan todas las tareas y proveedores que necesitamos para montar el evento, así como los responsables de la ejecución de cada tarea y la fecha en la que debería estar terminada.
Teniendo clara toda la información anterior se procede a preparar un programa a modo de guión para coordinar todos los elementos y colaboradores que intervienen en el desarrollo del evento, desde el montaje hasta el desmontaje del evento.
2. Elección del material técnico
Para el diseño de eventos y producción, necesitamos diseñadores y/o especialistas en producción técnica encargados de elaborar una ficha técnica que detalle todos los requisitos necesarios para el montaje del evento.
El objetivo de esta fase es precisar todas las indicaciones de cada uno de los materiales (el tipo de pantallas que se requerirán en función del contenido que se quiera transmitir, el tipo de micrófonos que necesitaremos, cuántos altavoces precisaremos, qué modelo y tipo de focos, etc). En esta fase también desarrollaremos el material audiovisual indispensable para la magnitud del evento.
4 consejos que debes seguir a la hora de diseñar y producir un evento
Una vez dejado claras estas dos áreas dentro del diseño de eventos y producción de los mismos, haremos un recorrido por cada una de las fases del evento, exponiendo 4 consejos clave:
1. Determinar las necesidades y objetivos del evento
Si el cliente ya tiene una idea clara sobre el evento que quiere, el primer paso para empezar con el diseño y producción del evento es determinar con él, cuántas personas asistirán, dónde se celebrará, cuál es el objetivo del evento, qué actividades se llevarán a cabo, etc. Este punto de partida es sumamente importante porque determinará las siguientes fases.
2. Preparar un presupuesto detallado
Teniendo en mente las necesidades del evento y una idea clara sobre cuál debería ser el resultado, llega el momento de crear un presupuesto detallado acorde a todas estas peticiones.
En ocasiones, en esta fase, la propuesta suele ir acompañada de herramientas como los renders para plasmar, en un diseño 3D, el resultado final del evento. De esta manera, resulta mucho más fácil unificar la idea que la compañía espera del evento y justificar el presupuesto que se le propone.
En este punto de elaboración del presupuesto, es muy recomendable prever backups del material técnico: es decir, prever equipamiento de repuesto para cubrir cualquier fallo estructural o imprevisto técnico. Por ejemplo, micros adicionales por si el del ponente principal fallara o la audiencia se anima hacer preguntas.
Si quieres profundizar en este tema, te recomendamos ver el siguiente vídeo y descubrir cuál es el material técnico indispensable para producir un evento:
3. Crear un guión del proceso de producción y desarrollo del evento
Una vez definido el propósito y confirmado el presupuesto es el momento de empezar a diseñar la producción del mismo. En este punto, es importante preparar un guión con ayuda de un equipo técnico: son profesionales que tienen claro el resultado final y cómo conseguirlo.
A la vez, sabrán indicar los tiempos de descarga, de montaje y de pruebas para poder elaborar un timing realista. El guión por supuesto, debe incluir de manera muy detalladas los timings de cada proveedor o colaborador en la realización del evento, así como la temporalidad global del evento. Es muy importante estar alineados en este punto para que todo vaya en la misma dirección.
Llegado el momento de celebrar el evento, el equipo técnico se encargará de montar todo el material, probarlo y seguir el guión previamente establecido. La elección de un proveedor audiovisual competente y fiable es importante porque garantiza una respuesta ágil y resolutiva si surgen imprevistos o cambios en el transcurso del evento.
Al terminar el evento solo quedará recoger el material, y transportarlo a almacenes o empresas externas si es el caso. Aunque haya acabado el evento en sí, el timing de producción debe considerar el desmontaje como parte íntegra del evento, asegurando así una coordinación óptima de todos los colaboradores hasta el final del desmontaje.
4. Analizar los resultados para aprender de cara al futuro
Una vez haya terminado todo, es importante analizar nuestro comportamiento y la adaptabilidad que hemos tenido en los momentos de cambios, así como si el guión de producción elaborado antes del evento se ha respetado, o si fueron necesarias modificaciones importantes.
Por ello, debe existir siempre un último step de evaluación que nos permita ir mejorando con la producción de cada evento. Este momento es cuando el equipo se reúne para analizar los resultados y definir posibles mejoras que hubiesen permitido una mayor y mejor flujo del evento. De esta manera, el diseño y producción de eventos será cada vez más satisfactorio.
El diseño de eventos y producción técnica puede ser una tarea desafiante. Para que todo salga correctamente lo más importante es no perder de vista el objetivo final y las necesidades del cliente. Todo lo demás, vendrá determinado por ello.
