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¿Estás organizando un evento y aún no sabes qué material audiovisual necesitas? Aquí te explicamos todo lo que debes tener en cuenta en el alquiler de equipos para eventos.
En la organización de un evento, el alquiler de equipos de sonido, iluminación y vídeo juegan un papel muy relevante. Son fundamentales para poder transmitir el mensaje, dar una buena imagen de marca además de que nos ayudan a evocar emociones y por ende éstas quedan grabadas en nuestra memoria.
Contar con un buen “partner” audiovisual para el alquiler de equipos para eventos es la mejor opción porque te acompañará durante todo el proceso: antes, durante y después del evento.
La importancia de un buen equipo técnico para tu evento
El alquiler de equipos para eventos es una parte imprescindible en la producción de tu celebración, si no cuentas con material propio. Lo usual es alquilar sistemas de sonido, iluminación y vídeo.
Es importante tener al lado una empresa audiovisual que te proporcione material de calidad, profesionales expertos en cada disciplina y sobretodo que tenga la experiencia necesaria para asesorarte como experto en producción de eventos.
Un fallo en la parte técnica puede repercutir en la dinámica del evento, imposibilitando la comunicación o el desarrollo del acontecimiento pudiendo provocar pérdidas de engagement en los asistentes, y dinero por parte del cliente final.
Por ello, cuando alquilamos material técnico, es importante contar también con un servicio completo que se adecúe a las necesidades de tu evento. Entre ellas disponer de profesionales técnicos que estén a tu lado en cada momento y te asesoren en las distintas fases de pre-producción, producción y durante la celebración del evento, velando por el buen funcionamiento del equipo y que sepan resolver posibles incidencias si estas ocurren.
Consejos prácticos para alquilar equipos de sonido e iluminación
Como primer consejo para el alquiler de equipos para eventos, deberás ser siempre consciente de tu presupuesto. Para cumplir con él es importante que facilites a tu partner audiovisual la máxima información acerca de tu evento para que te proporcione un presupuesto lo más acotado posible.
Tener este coste bien detallado desde el primer momento te evitará sorpresas y será necesario modificarlo o adaptarlo en función de los cambios que vayan surgiendo durante la planificación del evento. Ten diversas reuniones para asentar las bases y solicitar el presupuesto con antelación.
Cuanto más grande es tu evento, y más material necesites, más tiempo requerirá crear el presupuesto, hacer planos y renders… Es importante que controles los tiempos, por eso debes preguntar a tu “partner” audiovisual cual es la fecha límite para confirmar los servicios. Recuerda que, una vez hayas confirmado la propuesta todavía quedan por hacer planos, preparación del material, selección del personal, carga de camiones, etc.
A continuación te detallamos los equipos audiovisuales básicos que podrías encontrar en tu presupuesto:
Sonido
Los elementos básicos de equipo a considerar para el alquiler de equipos de sonido para eventos van desde mesas de mezclas, micrófonos, altavoces y amplificadores, entre otros.
Si quieres descubrir la variedad de micrófonos que existen y cuál debes usar en cada ocasión, te recomendamos el siguiente vídeo:
Iluminación
Aunque cada evento es distinto y cada uno requiere de equipos específicos, entre los básicos de la iluminación encontrarás, focos LED, móviles, gobos, mesas de iluminación, efectos especiales....
Dentro del alquiler de equipos para eventos, la iluminación te permitirá cambiar el espacio por completo.
El alquiler de iluminación debe adecuarse al tipo de evento que quieras producir. Por ejemplo, en una presentación de producto utilizaremos una luz clara y blanca para destacar el producto. Pero, en un evento de moda, quizás si queremos evocar una sensación con efectos visuales apostando por una iluminación más intensa y colorida.
Vídeo
Los materiales de video como pantallas de LED, proyectores, monitores..., son los más importantes de cara al contenido. Además, para poder crear experiencias impactantes, estos equipos son cada vez más complejos, por lo que requieren contar con una pre-producción preparada para trabajar los contenidos y las resoluciones de imagen de forma efectiva.
Como has visto los equipos audiovisuales influyen mucho en el resultado final del evento, por lo que es importante comprender algunos de los aspectos básicos a la hora de seleccionar los proveedores adecuados y de revisar tu presupuesto de AV. Informarte sobre la experiencia de la empresa audiovisual que vas a contratar, consulta todas las dudas que tengas y, sobre todo, organizalo con el tiempo suficiente. Si tienes esto en cuenta a la hora de preparar el alquiler de equipos para eventos… ¡todo irá rodado!
